Inhalt
In diesem Artikel und unserer Klickanleitung erfährst du, wie die automatische Löschung von Bewerbungen in Heyrecruit geregelt ist und wie du sie bei Bedarf in deinen Status-Einstellungen deaktivieren kannst.
Mehrwert und Grundlagen
Die automatische Löschung von Bewerbungen dient der Einhaltung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zur Datenminimierung und Speicherbegrenzung. Standardmäßig werden Bewerbungsunterlagen in Heyrecruit genau sechs Monate nach ihrem Eingangsdatum automatisch aus dem System gelöscht.
Möchtest du Bewerberdaten über diesen Zeitraum hinaus aufbewahren, stehen dir zwei Wege zur Verfügung:
- Deaktivierung im Status: Du deaktivierst die automatische Löschung für bestimmte Status-Kategorien innerhalb deiner Bewerbungsprozesse.
- Einladung in den Talent-Pool: Durch die Zustimmung eines Bewerbers zur Aufnahme in den Talent-Pool darfst du die Unterlagen DSGVO-konform dauerhaft speichern. Die automatische Löschung wird erst nach dieser expliziten Einwilligung ausgesetzt.
Gut zu wissen: Wenn du die automatische Löschung manuell im Status deaktivierst, bist du selbst dafür verantwortlich, die jeweiligen Bewerberdaten nach Abschluss des Verfahrens DSGVO-gemäß manuell zu löschen.
Navigationspfad
So erreichst du die Statusvorlagen:
Hauptmenü: Vorlagen -> Status
Voraussetzungen
- Zugriffsrechte: Das Anlegen und Bearbeiten von Vorlagen ist Benutzern mit der Rolle „Administrator“ möglich.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Deaktivierung der automatischen Löschung
- Login: Logge dich in Heyrecruit ein: https://app.heyrecruit.de/login
- Navigation: Navigiere im Hauptmenü zu „Vorlagen“ -> „Status“.
- Status auswählen: Suche den gewünschten Status in der Liste heraus, für den du die Löschung anpassen möchtest.
- Bearbeitungsmodus öffnen: Klicke bei dem jeweiligen Status auf „Aktion“ -> „bearbeiten“.
- Deaktivierung: Entferne den Haken bei „Automatisierte Löschung von Bewerbern“ und speichere die Änderung.
- Prüfung: Überprüfe in der Übersicht, ob unter dem entsprechenden Status nun der Hinweis „Automatische Löschung ist deaktiviert“ erscheint.
Best Practices & Fazit
Du möchtest sicherstellen, dass dein Recruiting-Prozess rechtssicher und gleichzeitig flexibel bleibt? Mit den richtigen Einstellungen behältst du jederzeit die volle Kontrolle über deine Datenbestände:
- Talent-Pool bevorzugen: Nutze für vielversprechende Kandidaten vorrangig die Einladung in den Talent-Pool, um die Rechtssicherheit einzuholen, anstatt die Löschung pauschal in allen Status-Kategorien zu deaktivieren.
- Regelmäßige Datenbereinigung: Falls du die automatische Löschung in bestimmten Status-Kategorien deaktiviert hast, richte dir feste Routine-Termine ein, um nicht mehr benötigte Bewerberakten manuell zu entfernen.
- Prozess-Transparenz: Informiere dein HR-Team darüber, in welchen Phasen des Bewerbungsprozesses die Sechs-Monats-Frist greift, um versehentliche Datenverluste zu vermeiden.
FAQ zum Thema Automatische Löschung
Warum werden Bewerbungen nach sechs Monaten gelöscht?
Die automatische Löschung nach sechs Monaten stellt sicher, dass dein Unternehmen die Anforderungen der DSGVO bezüglich Datenminimierung und Speicherbegrenzung automatisch einhält, sofern keine Einwilligung für eine längere Speicherung vorliegt.
Kann eine bereits gelöschte Bewerbung wiederhergestellt werden?
Sobald die Löschfrist abgelaufen ist und das System die Bewerberdaten automatisch gelöscht hat, ist dieser Vorgang aus Datenschutzgründen endgültig und die Daten können nicht wiederhergestellt werden.
Was passiert mit der automatischen Löschung, wenn eine Bewerberin oder ein Bewerber in den Talent-Pool eingeladen wird?
Bis zur Zustimmung bleibt die normale Sechs-Monats-Frist aktiv. Erst wenn die Einladung in den Talent-Pool von der Person angenommen wurde, wird die automatische Löschung dauerhaft ausgesetzt.
