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Was sind Workflows?
Workflows (automatisierte Arbeitsabläufe) sind eine neue Funktion in Heyrecruit, die Dir hilft, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Mit Workflows kannst Du auf bestimmte Ereignisse oder Bedingungen reagieren, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass nichts vergessen wird.
Beispiele für Workflows:
- Wenn ein Bewerber länger als 3 Tage den Status “Neu” hat, wird eine Erinnerung an den zuständigen Sachbearbeiter gesendet.
- Nach 7 Tagen ohne Statusänderung “Neu” wird eine E-Mail an die HR-Leitung gesendet.
- Bei Bewerbern mit dem Status “Abgesagt” wird automatisch eine personalisierte Absage-E-Mail erstellt.
Wo findest Du die Workflows?
Die Workflows sind über das Menü Vorlagen -> Workflows erreichbar. Dort kannst Du neue Workflows erstellen und bestehende bearbeiten.
Ein Workflow besteht aus zwei Hauptbestandteilen:
- Auslöser: Bestimmt, wann der Workflow gestartet wird.
- Aktionen: Definiert, was passieren soll, wenn der Workflow ausgelöst wird.
Mögliche Auslöser
- Bewerberstatus
Ein Bewerber hat einen bestimmten Status (z. B. “Neu”, “Abgesagt”). - Tage im Status
Ein Bewerber hat einen Status für eine bestimmte Anzahl von Tagen (z. B. älter als 3 Tage). - Bewertung
Ein Bewerber hat eine bestimmte Bewertung erreicht (z. B. älter als 4 Sterne).
Aktionen
- E-Mail senden
Automatische E-Mail an Bewerber, Mitarbeiter oder externe Personen senden. - Status ändern
Den Status eines Bewerbers anpassen (z. B. von “Neu” zu “In Bearbeitung”). - Aufgabe erstellen
Eine Aufgabe für Dich selbst oder andere Teammitglieder generieren. - Erinnerung erstellen
Automatische Erinnerungen im System erzeugen. - Warten
Verzögerung der nächsten Aktion um eine definierte Anzahl von Tagen.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines Workflows
- Zugang öffnen
Gehe zu Vorlagen -> Workflows und klicke auf Workflow erstellen. - Auslöser definieren
Wähle die Bedingungen, unter denen der Workflow gestartet werden soll.
Beispiele:- Bewerberstatus ist “Neu”.
- Tage im Status “Neu” übersteigen 3 Tage.
- Bewertung des Bewerbers ist kleiner als 3 Sterne.
- Aktionen festlegen
Wähle aus, welche Schritte ausgeführt werden sollen.
Beispiele:- E-Mail an Sachbearbeiter senden.
- Status des Bewerbers auf “Abgesagt” ändern.
- Aufgabe “Bewerbung prüfen” erstellen.
- Workflow testen und aktivieren
Prüfe den Workflow auf Plausibilität und aktiviere ihn. Nutzen dazu die Schaltfläche Workflow aktivieren.
Hinweis: Durch das Aktivieren eines Workflows werden ab sofort die von Dir definierten Aktionen ausgeführt. Gehe hierbei mit Bedacht vor. Du kannst den Workflow jederzeit pausieren. Bitte beachte, dass ein Workflow nicht rückwirkend und nur für zukünftige Daten verarbeitet.
Workflows bearbeiten
Workflows können nur bearbeitet werden, wenn sie pausiert sind. Stelle sicher, dass Du den Workflow pausierst, bevor Du Änderungen vornimmst.
Best Practices für Workflows
- Klar definierte Bedingungen
Nutze spezifische Auslöser, um unnötige Aktionen zu vermeiden. - Kommunikation automatisieren
Lass automatisch E-Mails oder Erinnerungen versenden. - Regelmäßige Überprüfung
Prüfe Workflows regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie aktuellen Anforderungen entsprechen. - Kombiniere Aktionen
Nutze mehrere Aktionen in einem Workflow, um komplexe Prozesse zu steuern (z. B. Erinnerung + Warten + Aufgabe erstellen + Warten + E-Mail senden).
Beispiele für Workflows
- Bewerber hat Status “Neu” länger als 3 Tage:
- Aktion: E-Mail an Sachbearbeiter senden.
- Aktion: E-Mail an Sachbearbeiter senden.
- Bewerber mit Status “Abgesagt”:
- Aktion: Automatische Absage-E-Mail an Bewerber senden.
- Aktion: Automatische Absage-E-Mail an Bewerber senden.
- Bewertung kleiner als 3:
- Aktion: Automatische Absage-E-Mail an Bewerber senden.
