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Mit Heyrecruit kannst Du Bewerbungen ganz bequem über WhatsApp empfangen. Diese Funktion bietet sowohl Dir als Recruiter als auch Deinen Bewerbern zahlreiche Vorteile. Nachfolgend erfährst Du, wie Du die WhatsApp-Bewerbung aktivierst, welche Optionen Dir zur Verfügung stehen und welche häufigen Fragen rund um das Thema aufkommen können.
Was ist die “WhatsApp-Bewerbung”?
Die WhatsApp-Bewerbungsfunktion ermöglicht es Deinen Kandidaten, sich schnell und unkompliziert über WhatsApp auf eine Stelle zu bewerben. Anstelle des klassischen Bewerbungsformulars können Deine Bewerber auf der Stellenanzeige den Button „Mit WhatsApp Bewerben“ nutzen, um ihre Daten und Unterlagen mit dem Unternehmen zu teilen.
Welche Vorteile bietet eine Bewerbung via WhatsApp
Niedrige Hürde für Bewerber
Bewerbungen per WhatsApp sind unkompliziert und schnell. Viele Bewerber empfinden es als attraktiver, spontan über ihr Smartphone zu kommunizieren, anstatt Formulare auszufüllen.
Flexibilität
In Heyrecruit kannst Du selbst entscheiden, für welche Stellen die WhatsApp-Bewerbung aktiviert oder deaktiviert wird. So behältst Du volle Kontrolle über Deinen Bewerbungsprozess.
Zwei Integrationsmöglichkeiten
- Standard-Integration (Nutzung der WhatsApp Business Integration von Heyrecruit)
- Eigene WhatsApp Business-Anbindung (Verbindung mit Deinem eigenen WhatsApp Business Account)
Kandidatenmanagement
Alle eingehenden WhatsApp-Bewerbungen werden automatisch in Heyrecruit angezeigt und können wie gewohnt weiter bearbeitet werden.
Einrichtung der WhatsApp-Bewerbung
Standard-Integration (WhatsApp Business Integration von Heyrecruit)
Aktivierung in Deinem Heyrecruit-Konto
- Navigiere zum Menüpunkt ”Einstellungen” und klicke anschließend auf „Integration“ in Deinem Heyrecruit-Konto.
- Wähle „WhatsApp“ aus.
- Aktiviere die „Standard Integration“, um die Heyrecruit-eigene WhatsApp Business Integration zu nutzen.
Formular-Einstellungen anpassen
- Gehe zu „Formular-Einstellungen“ und wähle das gewünschte Formular aus.
- Aktiviere die Option „WhatsApp Bewerbung zulassen“, damit der Button „Mit WhatsApp Bewerben“ in Deinen Stellenanzeigen erscheint.
Verbindung mit Deinem eigenen WhatsApp Business Konto
Eigene WhatsApp-Verbindung herstellen
- Gehe in Heyrecruit zu „Integration“ → „WhatsApp“.
- Wähle „Eigenes WhatsApp-Konto“.
- Klicke auf „Mit Facebook anmelden“ und verbinde Dein eigenes WhatsApp Business-Konto.
Formular-Einstellungen vornehmen
- Navigiere zu „Formular-Einstellungen“ und wähle das betreffende Formular aus.
- Aktiviere auch hier die Option „WhatsApp Bewerbung zulassen“.
Wichtiger Hinweis zur eigenen WhatsApp Business-Integration
Bitte beachte, dass eine WhatsApp Business Nummer entweder mit der WhatsApp Business App oder mit der WhatsApp API verwendet werden kann – nicht beides gleichzeitig.
Wenn Du Deine eigene WhatsApp Business Nummer (aus der WhatsApp Business App) mit Heyrecruit verbindest (API), muss die Nummer über den WhatsApp-Manager übertragen werden. Die Nutzung der WhatsApp Business-App mit dieser Nummer danach nicht mehr möglich. Die Chatverläufe der App sind dann nicht mehr zugänglich. Alternativ kannst Du für die API eine neue Nummer verwenden, falls Du die App weiterhin nutzen möchtest.
Wenn Du die Migration der Nummer zur WhatsApp-API durchführen möchtest, erklären wir Dir unter dem nachfolgenden Link wie das im Detail funktioniert:
Die Unterschiede zwischen WhatsApp Business App und API
WhatsApp Business App
Die WhatsApp Business App ist für kleine Unternehmen gedacht und ermöglicht die Verwendung von WhatsApp Business auf einem Mobiltelefon für die Kundenkommunikation. Sie bietet eine einfache Möglichkeit, über WhatsApp mit Kunden in Kontakt zu treten, hat aber Einschränkungen hinsichtlich Automatisierung, Mehrnutzerfähigkeit und Datenschutzanforderungen.
WhatsApp Business API
Die WhatsApp Business API richtet sich an mittlere und große Unternehmen. Sie ermöglicht eine direkte Integration in bestehende Systeme und Prozesse, etwa CRM- oder Bewerbermanagementsysteme wie Heyrecruit. Die API ist DSGVO-konform nutzbar, bietet erweiterte Automatisierungsmöglichkeiten, flexible Skalierbarkeit und eignet sich auch für mehrköpfige Teams. Für die Nutzung ist ein Meta Business-Konto erforderlich.
Drittanbieter-Lösungen mit Chat-Oberfläche
Wenn Du trotz API-Nutzung weiterhin manuell mit Bewerbern über eine Benutzeroberfläche chatten möchtest, kannst Du Drittanbieter-Tools verwenden. Diese bieten eine grafische Oberfläche (ähnlich der WhatsApp-Business-App) und nutzen im Hintergrund die offizielle WhatsApp API. So kannst Du Nachrichten bequem händisch beantworten und gleichzeitig alle Vorteile der API (Bewerbungen via WhatsApp) nutzen.
Beispiele für solche Anbieter:
Konfiguration der WhatsApp-Integration
Deaktivierung der WhatsApp-Bewerbung für bestimmte Stellen
Möchtest Du die WhatsApp-Bewerbung nur für ausgewählte Stellen anbieten oder für bestimmte Positionen ausschließen, kannst Du das in den Formular-Einstellungen steuern:
- Formular auswählen: Gehe zu „Formular-Einstellungen“ und wähle das Formular, das mit der jeweiligen Stelle verknüpft ist.
- WhatsApp-Bewerbung deaktivieren: Entferne den Haken bei „WhatsApp Bewerbung zulassen“, um den Button für diese Stelle auszublenden. So kannst Du flexibel entscheiden, welche Bewerbungswege für jede Stelle zur Verfügung stehen sollen.
Whatsapp für den gesamten Account deaktivieren
Über den Auswahl-Button “Whatsapp Integration deaktiviert” kannst Du die Integration von Whatsapp komplett deaktivieren.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Ist die WhatsApp-Bewerbung DSGVO-konform?
Ja, die Bewerbung per WhatsApp über Heyrecruit ist DSGVO-konform umsetzbar. Du bietest WhatsApp dabei als freiwillige, alternative Bewerbungsmöglichkeit an, und es gelten selbstverständlich dieselben hohen Datenschutzstandards wie bei anderen Bewerbungswegen. Stelle lediglich sicher, dass Du Deine Bewerber transparent und klar in Deiner Datenschutzerklärung über die Verwendung von WhatsApp informierst.
Welche Kosten entstehen durch die WhatsApp-Bewerbung?
Die Standard-Integration (Nutzung der WhatsApp Business Integration von Heyrecruit) ist in Deinem Heyrecruit-Paket enthalten. Wenn Du Deinen eigenen WhatsApp Business Account verwendest, können je nach WhatsApp- bzw. Facebook-Business-Anbieter Gebühren für die Nutzung anfallen.
Was passiert, wenn ein Bewerber über WhatsApp kontaktiert?
Wenn ein Bewerber über WhatsApp schreibt, fragt Heyrecruit aktuell nur die notwendigen Bewerbungsdaten (Formulardaten) automatisiert im Chat mit dem Bewerber ab. Alle darüber hinausgehenden Nachrichten, die der Bewerber anschließend via WhatsApp sendet, werden momentan nicht an Heyrecruit übertragen.
Kann ich Bewerbungen, die über WhatsApp kommen, genauso bearbeiten wie andere Bewerbungen?
Ja, alle eingehenden WhatsApp-Bewerbungen werden wie jede andere Bewerbung in Deinem Heyrecruit-Konto behandelt. Du kannst beispielsweise Statusänderungen vornehmen, Kommentare hinzufügen oder den Bewerbern per E-Mail antworten.
Kann ich WhatsApp-Bewerbungen nur für bestimmte Stellen aktivieren?
Ja. In den Formular-Einstellungen kannst Du für jedes Formular (und somit für jede damit verknüpfte Stelle) separat entscheiden, ob WhatsApp-Bewerbungen zugelassen werden oder nicht.
Wie sehen Bewerber die WhatsApp-Bewerbung auf der Stellenanzeige?
Wenn die WhatsApp-Bewerbung aktiviert ist, erscheint auf der Stellenanzeige über dem regulären Bewerbungsformular ein zusätzlicher Button mit der Aufschrift „Mit WhatsApp Bewerben“. Bewerber können direkt über diesen Button den WhatsApp-Kanal öffnen.
