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Mit Heyrecruit kannst Du Bewerbungen ganz bequem über WhatsApp empfangen. Diese Funktion bietet sowohl Dir als Recruiter als auch Deinen Bewerbern zahlreiche Vorteile. Nachfolgend erfährst Du, wie Du die WhatsApp-Bewerbung aktivierst, welche Optionen Dir zur Verfügung stehen und welche häufigen Fragen rund um das Thema aufkommen können.
Mehrwert und Grundlagen
Die WhatsApp-Bewerbung ermöglicht es Kandidaten, sich unkompliziert, direkt und barrierefrei über ihr Smartphone auf Deine Stellenangebote zu bewerben. Standardmäßig ist diese Funktion in Heyrecruit bereits vollumfänglich aktiviert und im Bewerbungsformular integriert. Sämtliche eingehenden Nachrichten und Dokumente fließen automatisch zentral in Dein Bewerbermanagement. Du kannst Deine eigene WhatsApp-Business-Nummer hinterlegen oder die Option auf Account- bzw. Stellenebene deaktivieren.
Navigationspfad
- Zur Integration Deines eigenen Profils: Einstellungen -> Integrationen -> WhatsApp
- Zur Aktivierung der WhatsApp-Bewerbung: Vorlagen -> Formulare -> [Formular auswählen] -> Formulareinstellungen
- Bewerberübersicht: Alle Bewerber findest Du im Menüpunkt „Bewerbungen“
Voraussetzungen
Für die Einrichtung der Funktion benötigst Du die Administrator-Rolle.
Welche Vorteile bietet eine Bewerbung via WhatsApp
- Niedrige Hürde für Bewerber: Bewerbungen per WhatsApp sind unkompliziert und schnell. Viele Bewerber empfinden es als attraktiver, spontan über ihr Smartphone zu kommunizieren, anstatt Formulare auszufüllen.
- Flexibilität: In Heyrecruit kannst Du selbst entscheiden, für welche Stellen die WhatsApp-Bewerbung aktiviert oder deaktiviert wird. So behältst Du volle Kontrolle über Deinen Bewerbungsprozess.
- Kandidatenmanagement: Alle eingehenden WhatsApp-Bewerbungen werden automatisch in Heyrecruit angezeigt und können wie gewohnt weiter bearbeitet werden.
- Zwei Integrationsmöglichkeiten:
- Standard-Integration (Nutzung der WhatsApp Business Integration von Heyrecruit)
- Eigene WhatsApp Business-Anbindung (Verbindung mit Deinem eigenen WhatsApp Business Account)
- Standard-Integration (Nutzung der WhatsApp Business Integration von Heyrecruit)
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Konfiguration der WhatsApp-Bewerbung
Wichtiger Hinweis zur eigenen WhatsApp Business-Integration
Bitte beachte, dass eine WhatsApp Business Nummer entweder mit der WhatsApp Business App oder mit der WhatsApp API verwendet werden kann – nicht beides gleichzeitig.
Wenn Du Deine eigene WhatsApp Business Nummer (aus der WhatsApp Business App) mit Heyrecruit verbindest (API), muss die Nummer über den WhatsApp-Manager übertragen werden. Die Nutzung der WhatsApp Business-App mit dieser Nummer danach nicht mehr möglich. Die Chatverläufe der App sind dann nicht mehr zugänglich. Alternativ kannst Du für die API eine neue Nummer verwenden, falls Du die App weiterhin nutzen möchtest.
Wenn Du die Migration der Nummer zur WhatsApp-API durchführen möchtest, erklären wir Dir unter dem nachfolgenden Link wie das im Detail funktioniert:
Verbindung mit Deinem eigenen WhatsApp Business Konto
- Login: Logge Dich in Deinem Heyrecruit-Account ein: https://app.heyrecruit.de/login
- Navigation: Fahre mit der Maus in der grauen Menüleiste am oberen Bildschirmrand zu „Einstellungen“ → „Integration“ → „WhatsApp“.
- Integration auswählen: Wähle „Eigenes WhatsApp-Konto“.
- Verbindung herstellen: Klicke auf „Mit Facebook anmelden“ und verbinde Dein eigenes WhatsApp Business-Konto.
Formular-Einstellungen prüfen
Navigiere über die graue Menüleiste am oberen Bildschirmrand zu
Vorlagen -> Formulare -> [Wähle ein Bewerberformular] -> „Formular-Einstellungen“
und prüfe ob die Option „WhatsApp Bewerbung zulassen“ aktiviert ist.
Deaktivierung der WhatsApp-Bewerbung
Deaktivierung für bestimmte Stellenanzeigen
Möchtest Du die WhatsApp-Bewerbung nur für ausgewählte Stellen anbieten oder für bestimmte Positionen ausschließen, kannst Du das in den Formular-Einstellungen steuern:
- Formular auswählen: Gehe zu „Formular-Einstellungen“ und wähle das Formular, das mit der jeweiligen Stelle verknüpft ist.
- WhatsApp-Bewerbung deaktivieren: Entferne den Haken bei „WhatsApp Bewerbung zulassen“, um den Button für diese Stelle auszublenden. So kannst Du flexibel entscheiden, welche Bewerbungswege für jede Stelle zur Verfügung stehen sollen.
Deaktivierung für den gesamten Account
- Navigation: Fahre mit der Maus in der grauen Menüleiste am oberen Bildschirmrand zu „Einstellungen“ → „Integration“ → „WhatsApp“.
- Integration auswählen: Wähle „WhatsApp-Integration deaktiviert“.
Die Unterschiede zwischen WhatsApp Business App und API
WhatsApp Business App
Die WhatsApp Business App ist für kleine Unternehmen gedacht und ermöglicht die Verwendung von WhatsApp Business auf einem Mobiltelefon für die Kundenkommunikation. Sie bietet eine einfache Möglichkeit, über WhatsApp mit Kunden in Kontakt zu treten, hat aber Einschränkungen hinsichtlich Automatisierung, Mehrnutzerfähigkeit und Datenschutzanforderungen.
WhatsApp Business API
Die WhatsApp Business API richtet sich an mittlere und große Unternehmen. Sie ermöglicht eine direkte Integration in bestehende Systeme und Prozesse, etwa CRM- oder Bewerbermanagementsysteme wie Heyrecruit. Die API ist DSGVO-konform nutzbar, bietet erweiterte Automatisierungsmöglichkeiten, flexible Skalierbarkeit und eignet sich auch für mehrköpfige Teams. Für die Nutzung ist ein Meta Business-Konto erforderlich.
Drittanbieter-Lösungen mit Chat-Oberfläche
Wenn Du trotz API-Nutzung weiterhin manuell mit Bewerbern über eine Benutzeroberfläche chatten möchtest, kannst Du Drittanbieter-Tools verwenden. Diese bieten eine grafische Oberfläche (ähnlich der WhatsApp-Business-App) und nutzen im Hintergrund die offizielle WhatsApp API. So kannst Du Nachrichten bequem händisch beantworten und gleichzeitig alle Vorteile der API (Bewerbungen via WhatsApp) nutzen.
Beispiele für solche Anbieter:
Best Practices & Fazit
Du möchtest das Maximum aus Deinen WhatsApp-Bewerbungen herausholen? Hier haben wir die wichtigsten Empfehlungen für Dich zusammengestellt:
- Schnelle Reaktionszeiten: Antworte Bewerbern so zeitnah wie möglich, da WhatsApp-Nutzer eine schnelle Kommunikation gewohnt sind.
- Formulare schlank halten: Fragesets für die Bewerbung via WhatsApp sollten kurz und präzise sein, um Abbrüche auf mobilen Geräten zu vermeiden.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Du hast eine spezifische Frage zur Konfiguration Deiner WhatsApp-Bewerbung oder bist Dir bei einer Einstellung unsicher? Hier haben wir die typischen Fragen unserer Nutzer für Dich gesammelt und auf den Punkt beantwortet, damit Du jederzeit zügig weiterarbeiten kannst.
Ist die WhatsApp-Bewerbung DSGVO-konform?
Ja, die Bewerbung per WhatsApp über Heyrecruit ist DSGVO-konform umsetzbar. Du bietest WhatsApp dabei als freiwillige, alternative Bewerbungsmöglichkeit an, und es gelten selbstverständlich dieselben hohen Datenschutzstandards wie bei anderen Bewerbungswegen. Stelle lediglich sicher, dass Du Deine Bewerber transparent und klar in Deiner Datenschutzerklärung über die Verwendung von WhatsApp informierst.
Welche Kosten entstehen durch die WhatsApp-Bewerbung?
Die Standard-Integration (Nutzung der WhatsApp Business Integration von Heyrecruit) ist in Deinem Heyrecruit-Paket enthalten. Wenn Du Deinen eigenen WhatsApp Business Account verwendest, können je nach WhatsApp- bzw. Facebook-Business-Anbieter Gebühren für die Nutzung anfallen.
Was passiert, wenn ein Bewerber über WhatsApp kontaktiert?
Wenn ein Bewerber über WhatsApp schreibt, fragt Heyrecruit aktuell nur die notwendigen Bewerbungsdaten (Formulardaten) automatisiert im Chat mit dem Bewerber ab. Alle darüber hinausgehenden Nachrichten, die der Bewerber anschließend via WhatsApp sendet, werden momentan nicht an Heyrecruit übertragen.
Kann ich Bewerbungen, die über WhatsApp kommen, genauso bearbeiten wie andere Bewerbungen?
Ja, alle eingehenden WhatsApp-Bewerbungen werden wie jede andere Bewerbung in Deinem Heyrecruit-Konto behandelt. Du kannst beispielsweise Statusänderungen vornehmen, Kommentare hinzufügen oder den Bewerbern per E-Mail antworten.
Kann ich WhatsApp-Bewerbungen nur für bestimmte Stellen aktivieren?
Ja. In den Formular-Einstellungen kannst Du für jedes Formular (und somit für jede damit verknüpfte Stelle) separat entscheiden, ob WhatsApp-Bewerbungen zugelassen werden oder nicht.
Wie sehen Bewerber die WhatsApp-Bewerbung auf der Stellenanzeige?
Wenn die WhatsApp-Bewerbung aktiviert ist, erscheint auf der Stellenanzeige über dem regulären Bewerbungsformular ein zusätzlicher Button mit der Aufschrift „Mit WhatsApp Bewerben“. Bewerber können direkt über diesen Button den WhatsApp-Kanal öffnen.
Du hast noch Fragen oder benötigst Unterstützung?
Schreibe uns einfach eine E-Mail an support@heyrecruit.de oder nutze unser Kontaktformular.
