Perspective mit Heyrecruit über Zapier verbinden

Inhalt

In diesem Artikel erklären wir Dir, wie Du Deine Perspective-Funnels mit Heyrecruit verbinden kannst. Um der Anleitung zu folgen, benötigst Du neben Deinem Heyrecruit- und Perspective-Konto auch noch einen Account bei Zapier. Das Tool dient als Schnittstelle und ermöglicht es, die Daten aus Perspective direkt in Heyrecruit zu integrieren.

Für Dienen Heyrecruit Account benötigst Du zur Einrichtung zusätzlich ein API Secret benötigt. Dieser kann Dir von Deinem Heyrecruit-Account-Manager zur Verfügung gestellt werden. 

 

Neuen Zap erstellen

Erstelle innerhalb von Zapier einen neuen „Zap“. Damit ist ein neuer Connector gemeint. Innerhalb von Zapier heißt der Button dafür „Create Zap“.

Event & Trigger auswählen

Im „Zap“-Editor wählst Du zunächst ein Event und einen Auslöser (engl. Trigger) für die Verbindung. In diesem Fall soll ein ausgefülltes Perspective-Formular als „Event“ dienen. Die dabei erfassten Daten werden über Zapier direkt an Heyrecruit übersendet. Es ist auch möglich, andere Datenquellen über diesen Weg mit Heyrecruit zu verbinden. 

Drücke auf den Button „Trigger“ und gib in der Suchmaske die sich daraufhin öffnet „Perspective“ ein. Die Zapier-App „Perspective“ wird Dir angezeigt. Klicke auf die App „Perspective“. 

Ist die App ausgewählt, muss noch ein auslösendes Event definiert werden. Hier stellt Perspective zwei Alternativen zur Auswahl.

Um die Daten des Bewerbers zu erfassen, muss hier „New Lead via Funnel“ ausgewählt werden. Ist dies geschehen, klicke auf „Continue“ und verbinde Zapier mit deinem Perspective-Account. 

Nach der Eingabe Deiner E-Mail-Adresse und Deines Passworts (Perspective Zugangsdaten) wird eine Verbindung zu deinem Perspective Account hergestellt. Klicke auf „Continue“, um den Trigger für die folgenden Aktionen zu wählen. Hier wählst du nur noch den gewünschten Funnel aus und klickst wieder auf Continue. 

Test

Um die Verbindung zwischen Zapier und Perspective zu testen, nutze den Test den Zapier Dir vorschlägt. Ist bereits ein „Lead“ (Bewerber) in Deinem Perspective-Funnel, wird Dir dieser als Datensatz ausgegeben. 

Beispieldatensatz aus Perspective:

Verbindung mit Heyrecruit

Im zweiten Teil dieser Anleitung werden die aus Perspective extrahierten Daten zu Heyrecruit zu übertragen. Dazu müssen wir uns zunächst gegenüber Heyrecruit authentifizieren.

Action in Zapier hinzufügen

Um eine Authentifizierung mit Heyrecruit zu starten, muss im „Zap-Editor“ ein neuer Step hinzugefügt werden. Klicke auf den Button „Action“ oder auf das kleine „Plus“ mit dem Tooltip „Add a Step“.

Wähle als Action „Webhook by Zapier“. Wird es nicht direkt angezeigt, nutze die Suche.

Um nun unsere Verbindung zu Heyrecruit herzustellen, muss als Event „POST“ gewählt werden. Klicke Continue um die Action zu definieren. 

Für die Action stehen mehrere Felder zur Verfügung. Diese müssen wie folgt befüllt werden: 

URL: https://app.heyrecruit.de/api/v2/auth
Payload Type: json
Data
client_id
[CLIENT_ID]
und
client_secret
[CLIENT_SECRET]

Hinweis: Es ist zunächst nur ein Data-Feld-Paar vorhanden. Nutze das „Plus-Icon“ um ein neues Data-Feld-Paar hinzuzufügen.

Weitere Felder müssen nicht befüllt werden. Mit einem Klick auf Continue kannst Du unter dem Punkt „Test“ die Verbindung überprüfen.

Damit ist die Authentifizierung abgeschlossen und wir können uns dem letzten Punkt der Einrichtung widmen, der Übertragung der Bewerberdaten nach Heyrecruit. 

Bewerberdaten zu Heyrecruit übertragen

Im „Zap-Editor“ muss ein weiterer neuer Step hinzugefügt werden. Klicke auf das kleine Plus-Symbol mit dem Tooltip „Add a Step“.

Wir wählen wie im zweiten Schritt wieder „Webhooks by Zapier“ aus. Wird es nicht direkt in der Auswahl angezeigt, nutze die Suche.

Für unseren letzten Schritt wählen wir bei Event „Custom Request“ aus und klicken auf Continue.

Nun können wir die Action konfigurieren und die Felder befüllen wie folgt befüllen:

Method: POST
URL: https://app.heyrecruit.de/api/v2/applicant-jobs/add?language=deu&job_id=&company_location_id=
Data Pass-Through?: False

Im Feld Data wird ein JSON-Datensatz eingefügt und mit den Daten aus Perspective und Heyrecruit befüllt.

Job und JobId:
Die JobId besteht aus einer kombination aus der ID der Stellenanzeige aus Heyrecruit und des Standorts an dem die Stellenanzeige geschaltet ist. Die ID der Stellenanzeige findest Du in der Stellenanzeigen-Übersicht in der Spalte ID.

 

Und die ID des Standorts unter Einstellungen -> Standorte in der Spalte ID.

Die beiden IDs müssen in die Post-URL eingefügt werden. In diesem Beispiel ist die Job-ID 26469 und die Location-ID 94:
https://app.heyrecruit.de/api/v2/applicant-jobs/add?language=deu&job_id=26469&company_location_id=94

Applicant
Die Basisinformationen des Bewerbers werden im Datensatz Applicant übergeben. Dieser ist wie folgt aufgebaut und wird mit Informationen aus Perspective angereichert. Wähle dafür den passenden Datensatz im erscheinenden Feld „Insert Data…“ mit der Option „1. New Lead in Funnel“ in Perspective aus und dort den passenden Datensatz.

Jeder Datensatz muss mit einem Formularfeld in Heyrecruit verbunden werden. Die jeweilige „Eindeutige ID“ der Felder findest Du in Heyrecruit unter Vorlagen -> Formulare -> Klick auf das jeweils zugewiesene Formular oder unter dem nachfolgenden Link: https://app.heyrecruit.de/communication-templates?templateTab=scope_list_form

Diese „Eindeutige ID“ kann im nachfolgenden Datensatz verwendet werden und mit den Antworten aus Perspective verbunden werden.

Beispieldatensatz:
„applicant“:{
  „first_name“: „Max“,
  „last_name“: „Mustermann“,
  „email“:“max.mustermann@example.com“,
  „mobile_phone“: „+49 11234567“,
  „eindeutige-beispiel-id“: „Beispiel Antwort“,
  „consent_form_accepted“: „on“,
},

Hier der komplette Beispiel-JSON-Datensatz inkl. einer übertragenen Datei:

				
					{
    "applicant": {
        "gender": "Male",
        "first_name": "Max",
        "last_name": "Mustermann",
        "email": "olefewfefg@artrevolver.de",
        "mobile_phone": "+49 1631234567",
        "beispiel-id": "Bespiel Antwort",
        "consent_form_accepted": "on",
        "files": [
            {
                "name": "JOBMATCHME-profile.txt",
                "type": "other",
                "question_id": "document_type",
                "content_type": "text/plain",
                "data": "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"
            }
        ]
    },
    "analytics": {
        "utm_source":"Perspective"
    }
}
				
			

Um die Übertragung zu Heyrecruit abzuschließen, muss noch der Header konfiguriert werden. Dieser enthält den Authentifizierungstoken aus Schritt 1. Schreibe in das erste Feld unter Headers „Authorization“ und im zweiten Feld „Bearer [Token aus Step 2]“. Wähle um den Token zu erhalten im erscheinenden Feld “Insert Data…” 2. POST in Webhook by Zapier aus und dort den Token. 

 

Headers:
Authorization
Bearer [Token aus Step 2]

Mit einem Klick auf Continue kann die Integration abschließend getestet werden. Die Bewerbung wird umgehend in Heyrecruit eingehen. 

Tipps & Fehlerbehebung

Umbruch innerhalb eines Mehrzeiligen-Textfelds

  • Nutze \r\n um einen Absatz in einem Mehrzeiligen-Textfeld zu erzeugen 

Fehlermeldung „Parameter applicant is missing in post data (HTTP Status Code: 400)“

  • Überprüfe, ob der Aufbau im Data-Feld korrekt ist. Der Fehler deutet auf einen Syntax-Error hin. 
  • Überprüfe den Datensatz, der übertragen werden soll, auf korrekte Schreibweise.
    • Beginnt er mit { und endet mit }?
    • Sind die einzelnen Bereiche durch ein Komma getrennt?
    • Stören doppelte Zeichen wie {{ oder “” im Datensatz die Formatierung?

Die komplette Dokumentation unserre API findest Du unter dem folgenden Link: Heyrecruit-API-Dokumentation

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