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In diesem Artikel erklären wir Dir, wie Du Deine Perspective-Funnels mit Heyrecruit verbinden kannst. Um der Anleitung zu folgen, benötigst Du neben Deinem Heyrecruit- und Perspective-Konto auch noch einen Account bei Zapier. Das Tool dient als Schnittstelle und ermöglicht es, die Daten aus Perspective direkt in Heyrecruit zu integrieren.
Für Dienen Heyrecruit Account benötigst Du zur Einrichtung zusätzlich ein API Secret benötigt. Dieser kann Dir von Deinem Heyrecruit-Account-Manager zur Verfügung gestellt werden.
Neuen Zap erstellen
Erstelle innerhalb von Zapier einen neuen „Zap“. Damit ist ein neuer Connector gemeint. Innerhalb von Zapier heißt der Button dafür „Create Zap“.
Event & Trigger auswählen
Im „Zap“-Editor wählst Du zunächst ein Event und einen Auslöser (engl. Trigger) für die Verbindung. In diesem Fall soll ein ausgefülltes Perspective-Formular als „Event“ dienen. Die dabei erfassten Daten werden über Zapier direkt an Heyrecruit übersendet. Es ist auch möglich, andere Datenquellen über diesen Weg mit Heyrecruit zu verbinden.
Drücke auf den Button „Trigger“ und gib in der Suchmaske die sich daraufhin öffnet „Perspective“ ein. Die Zapier-App „Perspective“ wird Dir angezeigt. Klicke auf die App „Perspective“.
Ist die App ausgewählt, muss noch ein auslösendes Event definiert werden. Hier stellt Perspective zwei Alternativen zur Auswahl.
Um die Daten des Bewerbers zu erfassen, muss hier „New Lead via Funnel“ ausgewählt werden. Ist dies geschehen, klicke auf „Continue“ und verbinde Zapier mit deinem Perspective-Account.
Nach der Eingabe Deiner E-Mail-Adresse und Deines Passworts (Perspective Zugangsdaten) wird eine Verbindung zu deinem Perspective Account hergestellt. Klicke auf „Continue“, um den Trigger für die folgenden Aktionen zu wählen. Hier wählst du nur noch den gewünschten Funnel aus und klickst wieder auf Continue.
Test
Um die Verbindung zwischen Zapier und Perspective zu testen, nutze den Test den Zapier Dir vorschlägt. Ist bereits ein „Lead“ (Bewerber) in Deinem Perspective-Funnel, wird Dir dieser als Datensatz ausgegeben.
Beispieldatensatz aus Perspective:
Verbindung mit Heyrecruit
Im zweiten Teil dieser Anleitung werden die aus Perspective extrahierten Daten zu Heyrecruit zu übertragen. Dazu müssen wir uns zunächst gegenüber Heyrecruit authentifizieren.
Action in Zapier hinzufügen
Um eine Authentifizierung mit Heyrecruit zu starten, muss im „Zap-Editor“ ein neuer Step hinzugefügt werden. Klicke auf den Button „Action“ oder auf das kleine „Plus“ mit dem Tooltip „Add a Step“.
Wähle als Action „Webhook by Zapier“. Wird es nicht direkt angezeigt, nutze die Suche.
Um nun unsere Verbindung zu Heyrecruit herzustellen, muss als Event „POST“ gewählt werden. Klicke Continue um die Action zu definieren.
Für die Action stehen mehrere Felder zur Verfügung. Diese müssen wie folgt befüllt werden:
URL: https://www.scope-recruiting.de/rest_accounts/auth
Payload Type: json
Data
client_id
[CLIENT_ID]
und
client_secret
[CLIENT_SECRET]
Hinweis: Es ist zunächst nur ein Data-Feld-Paar vorhanden. Nutze das „Plus-Icon“ um ein neues Data-Feld-Paar hinzuzufügen.
Weitere Felder müssen nicht befüllt werden. Mit einem Klick auf Continue kannst Du unter dem Punkt „Test“ die Verbindung überprüfen.
Damit ist die Authentifizierung abgeschlossen und wir können uns dem letzten Punkt der Einrichtung widmen, der Übertragung der Bewerberdaten nach Heyrecruit.
Bewerberdaten zu Heyrecruit übertragen
Im „Zap-Editor“ muss ein weiterer neuer Step hinzugefügt werden. Klicke auf das kleine Plus-Symbol mit dem Tooltip „Add a Step“.
Wir wählen wie im zweiten Schritt wieder „Webhooks by Zapier“ aus. Wird es nicht direkt in der Auswahl angezeigt, nutze die Suche.
Für unseren letzten Schritt wählen wir bei Event „Custom Request“ aus und klicken auf Continue.
Nun können wir die Action konfigurieren und die Felder befüllen wie folgt befüllen:
Method: POST
URL: https://www.scope-recruiting.de/rest_applicants/apply
Data Pass-Through?: False
Wie das Feld Data befüllt wird, ist etwas komplexer und wird nachfolgend kurz erklärt. Die detaillierte Beschreibung aller möglichen Fälle findet sich in der Heyrecruit API Dokumentation.
Im Feld Data wird ein JSON-Datensatz eingefügt und mit den Daten aus Perspective und Heyrecruit befüllt.
Job und JobId:
Die JobId besteht aus einer kombination aus der ID der Stellenanzeige aus Heyrecruit und des Standorts an dem die Stellenanzeige geschaltet ist. Die ID der Stellenanzeige findest Du in der Stellenanzeigen-Übersicht in der Spalte ID.
Und die ID des Standorts unter Einstellungen -> Standorte in der Spalte ID.
Die beiden IDs kombiniert, getrennt durch einen _ (Unterstrich) bilden die jobId, also z.B.: 12222_21
Im Data-Feld sieht dieser Part dann so aus:
„job“:{
„jobId“:“12222_21″
},
Applicant
Die Basisinformationen des Bewerbers werden im Datensatz Applicant übergeben. Dieser ist wie folgt aufgebaut und wird mit Informationen aus Perspective angereichert. Wähle dafür den passenden Datensatz im erscheinenden Feld „Insert Data…“ mit der Option „1. New Lead in Funnel“ in Perspective aus und dort den passenden Datensatz.
Beispieldatensatz:
„applicant“:{
„fullName“:“Max Mustermann“,
„email“:“max.mustermann@example.com“,
„phoneNumber“:“+49 163 1234567″
},
questionsAndAnswers
Um die Antworten zu den Fragen aus dem Perspective Funnel mit weiteren Heyrecruit-Formularfeldern zu verknüpfen, muss der Datensatz questionsAndAnswers befüllt werden. Um die Zuordnung zu den Heyrecruit-Formularfelder zu ermöglichen, ist die ID der jeweiligen Felder aus Heyrecruit notwendig. Diese ID findet sich in der Übersicht der Formularfelder des jeweils verknüpften Formulars.
Beispieldatensatz:
„questionsAndAnswers“:[
{
„question“:{„id“:“526″},
„answer“:{ „72000 Euro pro Jahr“ }
},
],
Der gesamte Datensatz sollte nun so aussehen:
{
"job":{
"jobId":"[Job ID]_[Location_ID]"
},
"applicant":{
"fullName":"Max Mustermann",
"email":"max.mustermann@example.com",
"phoneNumber":"+49 163 1234567"
},
"questionsAndAnswers":[
{
"question":{"id":"[Question_ID]"},
"answer":"72000 Euro pro Jahr""
}
],
"analytics": {
"utm_source":"Perspective"
}
}
Um die Übertragung zu Heyrecruit abzuschließen, muss noch der Header konfiguriert werden. Dieser enthält den Authentifizierungstoken aus Schritt 1. Schreibe in das erste Feld unter Headers „Authorization“ und im zweiten Feld „Bearer [Token aus Step 2]“. Wähle um den Token zu erhalten im erscheinenden Feld “Insert Data…” 2. POST in Webhook by Zapier aus und dort den Token.
Headers:
Authorization
Bearer [Token aus Step 2]
Mit einem Klick auf Continue kann die Integration abschließend getestet werden. Die Bewerbung wird umgehend in Heyrecruit eingehen.
Häufige Fehler
Fehlermeldung „404 Stellenanzeige nicht gefunden“
- Überprüfe, ob deine Stellenanzeige am gewünschten Standort “On” ist, nur dann kann die Bewerbung eingehen.
- Überprüfe den Datensatz, der übertragen werden soll, auf korrekte Schreibweise.
- Beginnt er mit { und endet mit }?
- Sind die einzelnen Bereiche durch ein Komma getrennt?
- Stören doppelte Zeichen wie {{ oder “” im Datensatz die Formatierung?
Die komplette Dokumentation unserre API findest Du unter dem folgenden Link: Heyrecruit-API-Dokumentation
