Eigene E-Mail-Adresse als Absender in Heyrecruit hinterlegen

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Wenn Du aus Heyrecruit heraus mit Bewerber*innen per E-Mail kommunizieren möchtest, kannst Du dafür in Deinem Account eine eigene Adresse als Absender eintragen, von der die Mails versendet werden.

Um Spam vorzubeugen, musst Du für die entsprechende Mailadresse einen SPF-Record oder SMTP-Daten hinterlegen – worum es sich dabei genau handelt klären wir unten. Wenn diese Angaben in Deinem Account fehlen, wirst Du beim Versuch, Mails zu versenden, folgende Fehlermeldung erhalten:

Fehler bei der Absender-Mailadresse

Wahrscheinlich bist Du sogar über diese Meldung hier im Helpcenter gelandet. Schauen wir uns also genauer an, wie Du die SPF/SMTP-Einstellungen in Heyrecruit vornehmen kannst.

SPF-Record hinterlegen

Die einfachste Möglichkeit, E-Mails mit eigenem Absender aus Heryrecruit heraus zu versenden, ist der SPF-Record. Das SPF oder Sender Policy Framework dient dazu, das Fälschen von Absenderadressen in E-Mails zu verhindern. Dazu werden im DNS (Domain Name System) zusätzliche Informationen zum Absender in Form eines SPF-Records hinterlegt. 

Der empfangende Mailserver kann dann über diesen Record der Domain prüfen, ob die erhaltene E-Mail von einem berechtigten Mailserver stamm – falls der Mailserver nicht autorisiert ist, kann die E-Mail über den SPF-Spamschutz identifiziert und als Spam deklariert werden.

Den folgenden SPF-Record von Heyrecruit musst Du unter dem Domain-DNS Deiner Domain hinterlegen. Das klingt zunächst sehr technisch, ist für Deine IT aber sicher kein Problem.

SPF-Record von Heyrecruit:
spf.artrevolverserver.de
oder
v=spf1 ip4:46.4.52.185 ip4:81.169.231.219 -all

SMTP-Daten hinterlegen

Es ist alternativ zum SPF-Record auch möglich die SMTP-Daten, also die Zugangsdaten zum Postausgangsserver Deines E-Mail-Accounts im System zu hinterlegen. SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol, dabei handelt es sich um eine technologie, mittels der E-Mails über das Internet übertragen werden.

Diese SMTP-Daten können Deine Mitarbeiter für Ihre eigenen E-Mail Adressen, aber auch für eine Team-Adresse wie z.B. bewerbung@deinedomain.de angeben. Die Angaben über den SMTP-Server findest Du in der Regel in den Kontoeinstellungen Deines E-Mail-Clients wie Outlook oder Thunderbird. Dort kannst Du die Informationen zu Serveradresse und Port kopieren, um sie in Heyrecruit einzufügen.

So könnten die benötigten Angaben beispielsweise bei Googlemail aussehen:
Gmail SMTP-Serveradresse: smtp.gmail.com
Gmail SMTP-Port: 587

Um für einen Benutzer eine eigene Absenderadresse zu hinterlegen, klicke unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ auf den Bereich „Benutzer und Teams“. 

Klicke hier auf den Aktion-Button, um den entsprechenden Benutzer zu bearbeiten und wähle im linken Menü das Briefumschlag-Icon aus. 

Du versendest die Antworten an die Bewerber*innen über einen allgemeinen HR- oder Team-E-Mail-Account? Dann hast Du unter „Einstellungen“ -> „Account“ -> „Team-E-Mail“ die Option, die dazu passenden SMTP-Daten zu hinterlegen.

Hoffentlich konnte diese Anleitung Dir weiterhelfen. Wenn Du weiterhin Probleme bei der  Einrichtung Deiner eigenen Absenderadresse hast, melde Dich bei uns.