Inhalt
Wenn Du aus Heyrecruit heraus mit Bewerber*innen per E-Mail kommunizieren möchtest, kannst Du dafür in Deinem Account eine eigene Adresse als Absender eintragen, von der die Mails versendet werden.
Um Spam vorzubeugen, musst Du für die entsprechende Mailadresse einen SPF-Record oder SMTP-Daten hinterlegen – worum es sich dabei genau handelt klären wir unten. Wenn diese Angaben in Deinem Account fehlen, wirst Du beim Versuch, Mails zu versenden, folgende Fehlermeldung erhalten:
Wahrscheinlich bist Du sogar über diese Meldung hier im Helpcenter gelandet. Schauen wir uns also genauer an, wie Du die SPF/SMTP-Einstellungen in Heyrecruit vornehmen kannst.
SPF-Record hinterlegen
Die einfachste Möglichkeit, E-Mails mit eigenem Absender aus Heryrecruit heraus zu versenden, ist der SPF-Record. Das SPF oder Sender Policy Framework dient dazu, das Fälschen von Absenderadressen in E-Mails zu verhindern. Dazu werden im DNS (Domain Name System) zusätzliche Informationen zum Absender in Form eines SPF-Records hinterlegt.
Der empfangende Mailserver kann dann über diesen Record der Domain prüfen, ob die erhaltene E-Mail von einem berechtigten Mailserver stamm – falls der Mailserver nicht autorisiert ist, kann die E-Mail über den SPF-Spamschutz identifiziert und als Spam deklariert werden.
Den folgenden SPF-Record von Heyrecruit musst Du unter dem Domain-DNS Deiner Domain hinterlegen. Das klingt zunächst sehr technisch, ist für Deine IT aber sicher kein Problem.
SPF-Record von Heyrecruit:
v=spf1 include:spf.heyrecruit.de ~all
oder
v=spf1 ip4:46.4.52.185 ip4:81.169.231.219 ip6:2a01:4f8:140:1252::2 -all
Solltest Du bereits einen SPF-Record in Deinem Domain-DNS gesetzt haben (z.B. für Microsoft Office 365 o. ä.), kannst Du ganz einfach in den bestehenden SPF-Record den Heyrecruit SPF per include:spf.heyrecruit.de hinzufügen. Dein SPF könnte dann so aussehen:
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com include:spf.heyrecruit.de ~all
SMTP-Daten hinterlegen
Es ist alternativ zum SPF-Record auch möglich die SMTP-Daten, also die Zugangsdaten zum Postausgangsserver Deines E-Mail-Accounts im System zu hinterlegen. SMTP steht für Simple Mail Transfer Protocol, dabei handelt es sich um eine technologie, mittels der E-Mails über das Internet übertragen werden.
Diese SMTP-Daten können Deine Mitarbeiter für Ihre eigenen E-Mail Adressen, aber auch für eine Team-Adresse wie z.B. bewerbung@deinedomain.de angeben. Die Angaben über den SMTP-Server findest Du in der Regel in den Kontoeinstellungen Deines E-Mail-Clients wie Outlook oder Thunderbird. Dort kannst Du die Informationen zu Serveradresse und Port kopieren, um sie in Heyrecruit einzufügen.
So könnten die benötigten Angaben beispielsweise bei Googlemail aussehen:
Gmail SMTP-Serveradresse: smtp.gmail.com
Gmail SMTP-Port: 587
Für Microsoft Office 365 Nutzer:
SMTP-Serveradresse: smtp.office365.com
SMTP-Port: 587
Bitte beachte, dass Heyrecruit den Port 25 aus Sicherheitsgründen nicht unterstützt.
Um für einen Benutzer eine eigene Absenderadresse zu hinterlegen, klicke unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ auf den Bereich „Benutzer und Teams“.
Klicke hier auf den Aktion-Button, um den entsprechenden Benutzer zu bearbeiten und wähle im linken Menü das Briefumschlag-Icon aus.
Team-Mail-Accounts
Du versendest die Antworten an die Bewerber*innen über einen allgemeinen HR- oder Team-E-Mail-Account? Dann hast Du unter „Einstellungen“ -> „Account“ -> „Team-E-Mail“ die Option, die dazu passenden SMTP-Daten zu hinterlegen.
Microsoft Office 365
Wenn Du Microsoft Office 365 nutzt und Deine Mailadresse via SMTP mit Heyrecruit verbinden möchtest, musst Du noch eine Einstellung Microsoft 365 Admin Center ändern. Dort aktivierst die Option „Authentifiziertes SMTP“ für alle Postfächer, die verbunden werden sollen. Das funktioniert folgendermaßen:
- Öffne das Microsoft 365 Admin Center, und wechsle zu Benutzer > Aktive Benutzer.
- Wähle den gewünschten Benutzer aus und klicke im Flyout, das erscheint, auf E-Mail.
- Klicke im Abschnitt E-Mail-Apps auf E-Mail-Apps verwalten.
- Überprüfe die Einstellung für Authentifiziertes SMTP: nicht ausgewählt = deaktiviert, ausgewählt = aktiviert.
- Klicke nach Abschluss des Vorgangs auf Änderungen speichern.
Weitere Infos dazu findest Du im Helpcenter von Microsoft.
Hoffentlich konnte diese Anleitung Dir weiterhelfen. Wenn Du weiterhin Probleme bei der Einrichtung Deiner eigenen Absenderadresse hast, melde Dich bei uns.
