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Um als Personaler erfolgreich zu sein, ist es wichtig, die Effektivität der eigenen Rekrutierungsbemühungen zu messen. Der Rekrutierungsprozess sollte einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen, und Du solltest in der Lage sein, den Nutzen der Investition in Recruiting nachzuweisen.
Am besten gelingt das, indem Du bestimmte Recruiting-Kennzahlen verfolgst, die besonders aussagekräftig sind.
Anhand dieser sogenannten „Key Performance Indicators“ (KPIs) kannst Du über die Zeit hinweg verfolgen, welche Maßnahmen die besten Erfolge bringen. KPIs sind per Definition die wichtigsten Kennzahlen für Dein Unternehmen.
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Wenn Du weißt, welche die wichtigsten Recruiting-KPIs sind und wie man diese berechnet, hilft Dir das, Deine Rekrutierungsstrategien zu verbessern.
So identifizierst Du beispielsweise die Bewerberquellen mit den qualifizierten Kandidaten oder die Werbekanäle mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis und stellst fest, wie Du schneller zur Einstellung gelangst. Die Auswertung dieser Kennzahlen erlaubt es Dir, datengestützte Entscheidungen zu treffen und Dein Vorgehen kontinuierlich zu optimieren.
Time to Fill
Dieser Wert misst die Zeit, die Du benötigst, um eine offene Position zu besetzen. Eine lange Vakanzzeit kann auf eine Reihe von Problemen hindeuten, darunter ein Mangel an qualifizierten Kandidaten, ein langwieriger Einstellungsprozess oder ein Mangel an Ressourcen für die Personalbeschaffung.
Zudem verursacht eine nicht besetzte Stelle in der Regel erhebliche Kosten für das Unternehmen. Die Überwachung dieses KPI kann Dir dabei helfen, Engpässe im Einstellungsprozess zu erkennen und Maßnahmen zur Rationalisierung zu ergreifen.
Top-Talente sind begehrt und können innerhalb weniger Wochen vom Markt verschwinden. Indem Du also die Time-to-Fill so kurz wie möglich hältst, kannst Du Deine Einstellungsqualität steigern und gleichzeitig die Kosten senken.
Zudem kann Dir die Auswertung dieses KPI nützliche Informationen für die Unternehmensstrategie liefern. Wenn Du beispielsweise weißt, wie lange es durchschnittlich dauert, neue Mitarbeiter in einer bestimmten Position einzustellen, kannst Du Deine Planung danach ausrichten. Wenn ein neues Projekt ansteht, weißt Du so ziemlich genau, wann der Einstellungsprozess dafür beginnen sollte. Die Time-to-Fill ist somit eine wesentliche Kennzahl für die Personalplanung.
Oft wird die Time-to-Fill auch als Time-to-Hire bezeichnet, es handelt sich aber um zwei unterschiedliche Messwerte. Die Time-to-Fill meint den gesamten Personalbeschaffungsprozess von der Entscheidung, eine Stelle zu besetzen, bis zur Einstellung. Die Time-to-Hire meint den Bewerbungsprozess aus Sicht des Kandidaten, also von der Bewerbung bis zur Zusage.
Wenn Du Probleme mit diesem KPI hast, solltest Du folgende Punkte überprüfen:
- Sind Deine Stellenanzeigen aussagekräftig?
- Erreichst Du die richtigen Bewerber für Deine Stelle?
- Sind die gewählten Recruiting-Kanäle ein guter Fit?
- Wie schnell bearbeitest Du eingehende Bewerbungen?
Optimiere Dein Recruiting
Quality of Hire
Die „Einstellungsqualität“ misst den Erfolg der von Dir vorgenommenen oder vermittelten Einstellungen und berücksichtigt dabei Faktoren wie Arbeitsleistung, Bindungsrate und die allgemeine Übereinstimmung des Kandidaten mit der Unternehmenskultur.
Die Verfolgung dieses KPI kann Dir dabei helfen, Muster oder Trends bei den Kandidaten-Typen zu erkennen, die in den Unternehmen am erfolgreichsten sind.
Channel Effectiveness
Diese Kennzahl gibt an, wie effektiv die einzelnen Recruiting-Kanäle sind. Daraus lässt sich ableiten, ob der Kanal den erhofften Erfolg bringt oder nicht. Die Kenntnis des KPI ist entscheidend und hilft Dir dabei, effektive Sourcing-Strategien zu entwickeln und Deinen Return on Investment (ROI) zu verbessern.
Ausgewertet werden kann diese Kennzahl beispielsweise mit dem Dashboard von Heyrecruit. Durch das automatische Tracking erhältst Du einen genauen Überblick über die Aufrufe einer Stellenanzeige auf einem Kanal. Außerdem kannst Du nachverfolgen, wie oft der Bewerben-Button gedrückt wurde. Liegen diese beiden Werte weit auseinander, überzeugt Deine Stellenbeschreibung die Kandidaten nicht oder Du hast die falsche Zielgruppe erreicht.
Verwenden die Daten, um Trends zu analysieren und die Ergebnisse mit verwandten Kennzahlen wie Kosten pro Kanal, Bewerbungsabbruchrate oder Kosten pro Einstellung zu vergleichen.
Sourcing Channel Costs
Dieser KPI setzt die Kosten eines Recruiting-Kanals ins Verhältnis zur Bewerberquote. Er hilft Dir quasi dabei, das Preis-Leistungs-Verhältnis eines Kanals zu ermitteln. Auch bei einem teuren Premium-Kanal können die Kosten pro Bewerbung niedriger sein als beim günstigen Konkurrenten – wenn er zu Deiner Stelle passt und eine gute Effektivität aufweist.
Aus dieser Information kannst Du ableiten, welche Kanäle die meisten Bewerber zum besten Preis liefern und auf welche Du Dich konzentrieren solltest. Bei Bewerberquellen mit geringen Ergebnissen und hohen Kosten solltest Du Deine Stellenausschreibungen auf Fehler überprüfen oder den Kanal einstellen.
Cost per Hire
Wie viel kostet es, eine vakante Stelle zu besetzen? Dieser KPI sollte die Gesamtheit der damit für Dich verbundenen Kosten berücksichtigen. Dazu gehören beispielsweise die Gebühren für kostenpflichtige Jobbörsen, Kosten für Personalvermittler, etwaige Empfehlungsgebühren und die Kosten für den Besuch von Jobmessen.
Darüber hinaus solltest die Arbeitszeit mit berechnen und, falls möglich, die Kosten für alle anderen Beteiligten, die bei der Rekrutierung und Schulung neuer Mitarbeiter helfen (z. B. Vorstellungsgespräche führen oder Einarbeitungszeit). Wenn Du das Gesamtbild betrachtest wirst Du am ehesten in der Lage sein, Bereiche zu finden, in denen Du die Effizienz verbessern kannst.
Die durchschnittlichen Kosten pro Einstellung variieren je nach Branche und Position und werden stark vom Arbeitsmarkt beeinflusst. Sie sind ein wichtiger KPI, um Dein Rekrutierungsbudget zu planen.
Cost-per-Hire = Gesamtrekrutierungskosten / Anzahl der Einstellungen
Mehr Reichweite für Deine Stellenanzeigen
Candidate Experience
Dieser KPI misst die Gesamtzufriedenheit der Kandidaten während des Rekrutierungsprozesses. Eine positive Candidate Experience kann zu stärkeren Beziehungen zu potenziellen zukünftigen Mitarbeitern und einem verbesserten Employer Branding führen. Andererseits kann eine negative Candidate Experience Deinem Ruf schaden und die Gewinnung von Top-Talenten erschweren.
Um einen Wert zu ermittlen solltest Du die Kandidaten nach ihren Erfahrungen im Bewerbungsprozess befragen: Welche Punkte haben sie besonders gestört, was ist gut gelaufen und wie würden sie das Bewerbungsverfahren insgesamt bewerten?
Anzahl qualifizierter Kandidaten
Anhand dieses KPI kannst Du beurteilen, wie gut Du darin bist, qualifizierte Kandidaten zu finden und zu binden. Die Kennzahl wird als Verhältnis qualifizierter Kandidaten ausgedrückt, die es über die Anfangsphase des Recruiting hinaus schaffen.
Aber wie legst Du fest, was einen qualifizierten Kandidaten ausmacht? Dafür gibt es verschiedene Ansätze, die Du verfolgen kannst. Am einfachsten ist es, die Personalchefs zu fragen oder ihnen Umfragen zu schicken. So können sie Dir direkt mitteilen, ob sie Deine Kandidaten für qualifiziert halten.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass Du Dir andere Messwerte ansiehst und daraus auf die Qualität schließt. Beispielsweise könntest Du überprüfen, wie viele der Kandidaten, die es durch die erste Screening-Runde geschafft haben, auch tatsächlich zum Bewerbungsgespräch eingeladen worden sind. Oder Du schaust Dir das Verhältnis von Vorstellungsgespräch zu Einstellung an, um einen Einblick zu bekommen, wie qualifiziert Deine Kandidaten für bestimmte Stellen sind.
Wenn das Verhältnis von Vorstellungsgesprächen zu Neueinstellungen schlecht ausfällt, kann das ein Hinweis darauf sein, dass Probleme mit Deinen Werbemaßnahmen, Stellenbeschreibungen, dem Auswahlprozess oder der gewählten Bewerber-Quelle bestehen.
Offer Acceptance Rate
Dieser KPI vergleicht, wie viele Bewerber die Stelle nach der Zusage tatsächlich angenommen oder abgebrochen haben. Der Wert gibt Aufschluss darüber, wie attraktiv eine Stellenanzeige oder ein Unternehmen für Bewerber ist und wie erfolgreich ein Unternehmen seine Stellen besetzt.
Die Offer Acceptance Rate sollte immer über 80 % liegen. Ein hoher Wert bedeutet, dass Deine Anforderungen sich gut mit den Erwartungen der Bewerber decken. Wenn Du Ergebnisse unter 80 % erreichst oder generell einen sinkenden Trend feststellt, solltest Du Maßnahmen ergreifen, um die Candidate Experience zu optimieren.
Angebotsannahmequote = (Anzahl der angenommenen Stellenangebote / Anzahl der Stellenangebote) x 100
Fazit
KPIs sind ein effektives Instrument zur Messung und Bewertung des Recruiting-Prozesses. Dank dieser Kennzahlen können sowohl In-House-Recruiter als auch Personalvermittler und Headhunter Verbesserungspotenziale in ihren Maßnahmen finden.
Dies kann wiederum helfen, effektivere Einstellungsentscheidungen zu treffen und bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen. Falls Du also bis jetzt noch nicht Deine KPIs analysiert hast, solltest Du es unbedingt einmal ausprobieren.
