Bewerbermanagement mit Excel – inklusive kostenloser Vorlage

Wie lässt sich die Suche nach neuen Mitarbeitern übersichtlich und effizient gestalten? Unsere kostenlose Excel-Vorlage bietet einen einfachen Einstieg in das digitale Bewerbermanagement. 

Du kannst sie für Dein Unternehmen anpassen und direkt nutzen. Ich beantworte in diesem Artikel die Frage, welche Rechtsgrundlagen Du dabei unbedingt beachten solltest (Stichwort DSGVO) und was Excel von einem „echten“ Bewerbermanagement-System unterscheidet.

Inhalt

Einen erfolgreichen Recruiting-Prozess zu etablieren gehört wohl zu den zeitintensivsten Aufgaben eines Personalers. Gerade in kleineren Unternehmen ohne eigene HR-Abteilung kann es schwierig sein einen eigenen Workflow aufzubauen.

Ein vernünftiges Bewerbermanagement ist für jedes Unternehmen unerlässlich – denn ohne wird mitunter viel Zeit und Geld verschwendet.

Ich werde eine Möglichkeit aufzeigen, wie man mit einfachen Mitteln einen Prozess in Gang setzen kann. Das bedeutet in diesem Fall, eine Softwarelösung für das Recruiting zu nutzen, die eigentlich nicht dafür gedacht ist: die gute alte Excel-Tabelle.

Infos zur Vorlage für das Bewerbermanagement

Unsere Bewerbermanagement-Vorlage unterstützt Dich bei der Arbeit und reduziert den Zeitaufwand für das Recruiting. Sie ersetzt keine professionelle Bewerbermanagement-Software, doch liefert sie Dir die wichtigsten Grundlagen, um mit minimalem Risiko loszulegen.

Bei folgenden Punkten hilft Dir die Vorlage:

  • Übersicht der offenen Stellen
  • Übersicht aller Kandidaten
  • Bewerberstatus, um den gesamten Auswahlprozess zu gliedern
  • Terminübersicht für Bewerbungsgespräche
  • Ursachen für Absagen dokumentieren
  • Nachvollziehen der besten Bewerberquellen

Dabei lassen sich alle Informationen individuell anpassen. Das Dashboard zur Auswertung der Daten kannst du filtern nach:

  • Stelle
  • Fachabteilung
  • Standort
  • Bewerberstatus

Die Vorlage von Heyrecruit bietet Dir eine stabile Basis, um mit dem Bewerbermanagement in Excel zu starten. Wenn Du Dich mit dem Tool ein wenig auskennst, sind beliebige Erweiterungen denkbar – so könntest Du Budgets hinzufügen und überwachen oder neue Filter hinzufügen.

Excel-Vorlage erhalten

So arbeitest Du mit unserer Excel-Vorlage

Schritt 1: Die Tabelle kopieren oder herunterladen

Unsere Excel-Vorlage für das Bewerbermanagement kannst Du in Dein Google Drive kopieren. Diese Methode hat den entscheidenden Vorteil, dass Du online in der Cloud arbeitest. So kannst Du jederzeit und von überall auf die Tabelle zugreifen. Deine Änderungen werden dabei automatisch gespeichert. Auch die Zusammenarbeit im Team wird erleichtert, da alle stets Zugriff auf die aktuelle Version der Datei haben.

Alternativ kannst Du Dir unsere Vorlage auch als Excel-Datei downloaden. Dafür klickst Du einfach auf „Datei –> Herunterladen –> Microsoft Excel (.xlsx)“.

An dieser Stelle besteht auch die Möglichkeit, die Tabelle als PDF herunterzuladen. Dieses Dateiformat lässt sich zwar nachträglich nicht mehr bearbeiten, eignet sich aber gut, um anderen Deine Ergebnisse zu präsentieren.

Schritt 2: Deine Unternehmensinfos eintragen

Nach dem Öffnen der Vorlage solltest Du zunächst oben in der Navigation zur „Datenvalidierung“ wechseln.  Auf dieser Folie finden sich alle Angaben zu Deinem Unternehmen und den offenen Stellen. Diese werden an anderer Stelle in der Datei verwendet, so wirken sich Deine Änderungen hier automatisch auf die gesamte Vorlage aus.

Trage einfach die Standorte, Fachabteilungen und Stellentitel Deines Unternehmens in die entsprechende Spalte ein. Auch Bewerberstatus & Co. kannst Du natürlich frei nach Deinen Vorstellungen anpassen.

Schritt 3: Starte den Bewerbungsprozess

Falls Du noch nicht aktiv mit der Suche nach neuen Mitarbeitern begonnen hast, ist jetzt ein guter Zeitpunkt. Mit der vorbereiteten Tabelle bist Du bereit, eingehende Bewerbungen zu organisieren und zu bearbeiten.

Du kannst also eine Stellenanzeige für Deine Vakanz erstellen und veröffentlichen. Du brauchst noch ein paar Tipps zum Schreiben einer Stellenanzeige, die Bewerber überzeugt?

Kein Problem: In diesem Artikel habe ich die 10 wichtigsten Punkte zusammengetragen, die Du dabei unbedingt beachten solltest.

Jetzt heißt es auf eingehende Bewerbungen warten. Sobald du Bewerbungen erhältst, kannst Du die entsprechenden Infos in der Vorlage unter dem Punkt „Kandidaten“ eintragen.

Schritt 4: Werte die Daten auf dem Dashboard aus

Wenn Du die ersten Bewerbungen eingepflegt hast, können die eingegebenen Daten aus dem Reiter „Kandidaten“ nun auf dem Dashboard analysiert werden.

Dazu klickst Du in der Navigation auf „Dashboard“ und verschaffst Dir anhand der Visualisierungen einen Überblick über die Recruiting-Daten.

Du findest hier folgende Infos zum Recruiting-Prozess:

  • Anzahl der offenen Stellen
  • Anzahl der Bewerber insgesamt
  • Anzahl der Bewerber je Stelle
  • Anzahl der Bewerber nach Status (Recruiting-Funnel)
  • Anzahl der Bewerber nach Quelle
  • Gründe für die Absage

Die Informationen lassen sich durch die Felder links beliebig filtern. Du kannst nun auf einen Blick sehen, welche Stellenanzeigen gut funktionieren und wo Du eventuell nachbessern solltest. Vor allem die Informationen zur Bewerberquelle helfen Dir dabei, Dein Budget auf die vielversprechendsten Kanäle zu fokussieren.

Vergleich: Excel vs. Bewerbermanagement-System

 ExcelBewerbermanagement-Software
StellenanzeigenZur Erstellung der Stellenanzeige wird eine weitere Software benötigt. Im einfachsten Fall reicht hier ein Textverarbeitungsprogramm wie Word, für anspruchsvollere Gestaltung wird ein spezielles Design-Programm (z.B. von Adobe) benötigt.Die Stellenanzeigen werden direkt im System per Baukasten-Prinzip erstellt. Designvorlagen stellen dabei sicher, dass die Anzeige auch für Mobilgeräte optimiert ist.
MultipostingDie Anzeige muss zur Veröffentlichung manuell an die jeweiligen Jobbörsen versendet werden. Bei kostenpflichtigen Portalen muss mit den einzelnen Anbietern ein Preis ausgehandelt werden.Fertige Anzeigen werden ohne Zusatzkosten auf über 12 Jobportalen parallel geschaltet. Bei kostenpflichtigen Anbietern kann über den Self-Service-Shop eine rabattierte Kampagne gestartet werden.
BewerbungenEingehende Bewerbungen müssen manuell in die Tabelle eingepflegt werden. Achtung: Denke daran E-Mail-Bewerbungen fristgerecht aus Deinem Postfach zu löschen! (DSGVO)Eingehende Bewerbungen landen direkt im System und werden der entsprechenden Stelle zugeordnet.
KommunikationDie Kommunikation erfolgt außerhalb von Excel, in der Regel über E-Mails.Die gesamte Kommunikation (mit dem Bewerber und intern im Team) findet in der Software statt. Das System kann automatische Nachrichten wie Eingangsbestätigungen selbstständig versenden.
Arbeit im TeamDie Zusammenarbeit in der Excel-Tabelle funktioniert in der Cloud problemlos, bei einer Offline-Version wird es schwierig. Dokumente wie Lebensläufe müssen außerhalb der Tabelle verschickt werden.Die Software ist auf Zusammenarbeit von Personalern mit Fachabteilungen und Entscheidungsträgern ausgelegt.
NutzerfreundlichkeitWer schon einmal mit Excel gearbeitet hat, sollte problemlos mit der Vorlage klarkommen. Eine mögliche Fehlerquelle ist hier nur das versehentliche Löschen von Formeln oder Werten.Das Nutzeroberfläche ist übersichtlich gestaltet intuitiv zu bedienen. Durch eigene Zugänge mit individuellen Nutzerrechten lassen sich Verantwortlichkeiten klar abstecken und das versehentliche editieren von Informationen ausschließen.
PreisKostenlos, falls keine zusätzliche Software benötigt wird.Lizenzkosten ab 80 €/Monat, abhängig vom eigenen Bedarf (Anzahl an User-Accounts und Stellenanzeigen). Mehr zu unseren Preisen.
DSGVODie Datenschutz-Vorgaben müssen selbst integriert werden, siehe weiter unten bei „Rechtssicherheit beim Bewerbermanagement in Excel“.Die Software ist DSGVO-konform gestaltet, verfügt über eine Verschlüsselung und beachtet Löschungsfristen.

Analysiere Dein Recruiting!

Egal, wie Du die Suche nach neuen Mitarbeitern angehst – eine Auswertung Deiner Maßnahmen ist dabei entscheidend.

Die Personalbeschaffung ist ein Bereich, der schnell eine Menge Zeit verschlingen und Kosten verursachen kann. Und das ist ja prinzipiell auch okay, denn gute Mitarbeiter sind mit Geld kaum aufzuwiegen. Aber es sollte schon sinnvoll investiert werden und genau hier kommt die Recruiting-Analyse ins Spiel.

Du kannst so viele relevante Fragen beantworten, auf die ohne eine Analyse Deiner Daten wohl kaum eine Antwort zu finden wäre. Nur so kannst Du Dein weiteres Vorgehen durch passende Maßnahmen optimieren. Wir haben die beispielhaft ein paar Fragen genannt, die du mit Recruitment Analytics beantworten kannst:

  • Über welche Quelle erreichen mich die besten Bewerbungen?
  • An welcher Stelle des Recruiting-Funnels verliere ich die meisten Kandidaten?
  • Welcher Kanal funktioniert für mein Unternehmen am besten?
  • Was ist die Cost-per-Hire für bestimmte Position?
  • Wie sollte ich mein Budget am sinnvollsten investieren?

Diese Fragen kannst Du nur mithilfe der Daten deines Unternehmens beantworten! Und das lohnt sich wirklich. Du kannst in Zukunft nicht nur fundiertere Entscheidungen treffen – sondern diese Entscheidungen auch bei Gesprächen über das Budget oder mt Deiner Führungskraft sinnvoll begründen. Denn Du hast die entsprechenden Daten vorliegen.

Tipps für das Recruiting mit Excel

Tipp #1: Bilde den Recruiting-Funnel ab

Bewerberstatus helfen Dir dabei, die verschiedenen Schritte im Personalbeschaffungsprozess digital abzubilden. So behältst Du stets den Überblick und kein Bewerber wird vergessen (hast Du vielleicht auch schon mal versäumt, eine Absage zu verschicken?).

In unserer Vorlage sind schon Standard-Vorschläge für Status enthalten. Ein paar Klassiker für sinnvolle Bewerberstatus sind beispielsweise:

  • Neu
  • Vorauswahl
  • Telefoninterview
  • Bewerbungsgespräch
  • Unterlagen angefordert
  • Prüfung der Unterlagen
  • Angebot unterbreitet
  • Absage erhalten
  • Absage erteilt
  • Zusage erteilt

Dies ist ein einfacher Tipp, der Dir bei der Auswertung Deiner Maßnahmen helfen wird. Unabhängig davon, ob Du unsere Excel-Vorlage nutzen möchtest oder Dir ein eigenes Bewerbermanagement aufbaust: Denke daran, die verschiedenen Status in Deinem System abzubilden.

Tipp #2: Nutze Diagramme zur Auswertung

Mit Excel lassen sich Informationen ganz einfach grafisch in Diagrammen darstellen oder in Tabellen zusammenfassen. Die Vorteile einer Visualisierung sollten auf keinen Fall unterschätzt werden.

Sie erlaubt Dir auf einen Blick einen guten Eindruck davon zu bekommen, wie es um Dein Recruiting bestellt ist. Auf dem Dashboard unserer Vorlage findest Du Diagramme zu den wichtigsten Kennwerten.

Die Möglichkeiten zur Kombination und Auswertung von Daten sind äußerst vielfältig – sei kreativ und überlege Dir, welche Infos Du stets im Auge behalten möchtest.

Tipp #3: Erfasse die Gründe für Absagen

Dieser Tipp gilt sowohl für Absagen, die Du dem Bewerber erteilst, als auch für jene, die Du erhältst. Denn Absagen sind nicht nur ärgerlich, sondern kosten auch Zeit und Energie.

Halte für jede abgelehnte Bewerbung einen Grund in Deinem Bewerbermanagement fest. Mit der Zeit kann es sein, dass Dir so ein Muster auffällt, welches auf eine Schwachstelle im Recruiting-Prozess hindeutet. In diesem Fall kannst Du anhand der gesammelten Informationen leichter eingreifen und Dein Vorgehen optimieren.

Tipp #4: Bewerbermanagement im Team

Die Excel-Vorlage kann Dir nicht nur helfen, die Übersicht zu behalten. Nutze die Informationen auf dem Dashboard, um anderen Entscheidern einen Einblick zu gewähren. Dafür kannst Du zum Beispiel einzelne Reiter als PDF exportieren.

Außerdem hast Du die Möglichkeit, Kollegen gezielt per E-Mail-Adresse zur Zusammenarbeit in der Excel-Vorlage einzuladen – vorausgesetzt, Du verwendest die Version in der Cloud. So kannst Du Feedback zu einzelnen Kandidaten einholen oder Aufgaben im Team verteilen. Je nachdem, ob Du die anderen Personen als Betrachter hinzufügst oder ihnen die Rechte zur Bearbeitung einräumst. 

Beachte bei der Kollaboration aber unbedingt die Hinweise zur DSGVO im nächsten Abschnitt!

Rechtssicherheit beim Bewerbermanagement in Excel

Die Einführung der neuen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist an kaum einem Unternehmen spurlos vorbeigegangen. Online wie offline müssen klare Richtlinien bei der Verarbeitung personenbezogener Daten befolgt werden.

Beim Bewerbermanagement liegt es in der Natur der Sache, dass besonders viele personenbezogene Daten im Spiel sind.

Eine spezielle Recruiting-Software speichert Daten stets verschlüsselt, beachtet automatisch vorgegebene Löschungsfristen und regelt über ein Rechtesystem genau, wer Zugriff auf welche Informationen hat. Zudem ermöglicht sie es – beispielsweise bei der längerfristigen Speicherung von Kandidateninformationen in einem Talent-Pool –, automatisiert die Erlaubnis des Bewerbers einzuholen.

Mit Excel sieht die Sache etwas anders aus – hier musst Du Dich selbst darum kümmern, die Vorgaben der DSGVO umzusetzen.

Was heißt das konkret?

Du musst stets genau wissen, wo welche Daten gespeichert sind. Du musst beachten, wer in Deinem Unternehmen wieviel Zugriff auf welche Informationen hat. Und Du musst auf Verlangen in der Lage sein, all diese Informationen zu löschen.

Falls Du unsere Excel-Datei gemeinsam mit Deinem Team bearbeiten willst, solltest Du überlegen, personenbezogene Daten in der Tabelle zu anonymisieren und eine Lösung für die Weiterleitung von Dateien (z.B. Zeugnisse und Lebensläufe) finden. 

Es ist auch möglich, einen Link zur Vorlage zu teilen, der dem Empfänger nur beschränkte Rechte einräumt – beispielsweise so, dass er die Informationen nur betrachten, aber nicht bearbeiten oder kopieren kann.

Wenn Du diese Punkte beachtest, kann Excel ein guter – und vor allem günstiger – Einstieg in das Bewerbermanagement sein.

Falls Du Dir irgendwann mehr Funktionen und einen einfacheren Workflow mit nur einem einzigen Tool wünschst, sprich uns gerne an oder buche Dir eine kostenloe Software-Demo. Abhängig von der Anzahl an gleichzeitig geschalteten Stellenanzeigen bieten wir Lizenzen schon ab 80 € im Monat an.

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