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Die Performance-Recruiting-Software

Bewerbermanagement, das Kandidaten gewinnt – nicht nur verwaltet

Heyrecruit sorgt vom Bewerbungseingang bis zur Einstellung neuer Mitarbeiter für klare Prozesse, schnelle Reaktion und verlässliche Teamkoordination. So kommen Bewerbungen ohne Verluste ans Ziel – persönlich, professionell und transparent.

Klare Prozesse von Eingang bis Einstellung: schnell reagieren, Team abstimmen, Kandidaten professionell führen.

  • Schnelle Priorisierung durch KI mit Begründung
  • Schnelle Antworten durch Vorlagen und Mehrfachaktionen
  • Klare Zuständigkeiten im Team
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Wie Heyrecruit aus Bewerbungen
Einstellungen macht

KI-gestützte Bewerberanalyse, die klare Prioritäten setzt

Heyrecruit analysiert Lebenslauf und Unterlagen in Sekunden und sorgt für eine klare Einstufung der Bewerbung – inklusive nachvollziehbarer Begründung. So erkennst du sofort, welche Kandidaten Priorität haben. Grundlage ist eine standardisierte Qualifikationsdatenbank, die ein stabiles und faires Verfahren ermöglicht und die Anforderungen des EU AI Act sowie der DSGVO erfüllt. Die Analyse läuft vollständig auf selbstgehosteten Servern in Deutschland (keine Cloud). Im Bewerberprofil findest du außerdem die komplette Prozess- und Kommunikationshistorie zentral gebündelt, sodass die Arbeit für jedes Teammitglied transparent bleibt.

Prozesse, die sich deinem Recruiting anpassen

Heyrecruit passt sich deinem Vorgehen an – nicht umgekehrt. Prozesslogik und Bewerberstatus sind frei konfigurierbar, sodass du pro Stellenanzeige genau den Ablauf abbilden kannst, den du wirklich brauchst – vom schlanken Standardprozess bis zu differenzierten Abläufen. Damit du sofort siehst, was funktioniert, zeigt dir das Prozess-Dashboard die wichtigsten Kennzahlen je Phase: wie viele Bewerber sich wo befinden, Fortschritts- und Abbruchraten sowie die Verweildauer. So erkennst du Engpässe und Problemstellen auf einen Blick.

Klare Teamkoordination & Zuständigkeiten

Jede Rolle arbeitet im passenden Rahmen: Das Rollen- und Rechtemanagement steuert Zugriffe je Funktionsbereich sowie auf Ebene von Stellenanzeigen, Standorten und Bewerbungen. Zuständigkeiten legst du pro Stelle und Phase fest. Aufgaben und @Erwähnungen machen klar, wer als Nächstes dran ist, und Benachrichtigungen bleiben zielgenau, statt alle zu überfluten. So greifen HR und Fachbereich reibungslos ineinander und Missverständnisse werden zur Ausnahme.

Persönliche Kommunikation – standardisiert und schnell

Kommunikationsvorlagen mit dynamischen Platzhaltern sorgen für Geschwindigkeit und einen einheitlichen Auftritt. Mit Mehrfachaktionen (z. B. vielen Bewerbern auf einmal absagen) erledigst du Routinen im Handumdrehen. Die KI-gestützte Textoptimierung hilft beim Ton und passt Anrede oder Stil an. Alle Nachrichten sind im Bewerbungsverlauf zusammen mit Notizen, Aufgaben und Statusänderungen sauber dokumentiert.

Coming soon: Die Kalenderintegration synchronisiert deinen Google- oder Outlook-Kalender. Zusätzlich zur normalen Terminverwaltung kannst du pro Benutzer buchbare Terminslots festlegen und sie per Link teilen – Bewerber wählen selbst einen passenden Termin innerhalb deiner freigegebenen Zeitfenster.

Das sagen unsere Kunden

Yannic Mazeaud - Recruiting-Experte bei HeyrecruitYannic Mazeaud - Recruiting-Experte bei Heyrecruit

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Wir schauen auf deine Vakanzen und zeigen dir, wie du mit Heyrecruit deinen Bewerberzufluss planbar machst.

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Talentpools, die Nachbesetzungen beschleunigen

Mit Heyrecruit baust du dir Talentpools für zukünftige Besetzungen auf – sauber und datenschutzkonform. Kandidaten werden per Einladung aufgenommen und bestätigen den Talentpool per E-Mail-Opt-in. Du kannst mehrere Pools anlegen und sie wie Stellenanzeigen steuern: mit eigenen Prozessen, Formularen, Zuständigkeiten, Aufgaben und Team-Zuweisungen. Optional aktivierst du die KI-Analyse, erstellst ein Anforderungsprofil je Pool und bekommst eine klare Priorisierung deiner Talente nach deinen Vorgaben.

Automationen, die deine Prozesse in Bewegung halten

Mit Heyrecruit-Workflows automatisierst du wiederkehrende Aufgaben im Recruiting. Im Editor definierst du, welche Aktionen auf welche Ereignisse folgen: Geht eine Bewerbung ein, bleibt ein Kandidat zu lange in einer Phase oder ändert sich ein Status, stößt das System automatisch den nächsten Schritt an – etwa ein Follow-up, ein Statusupdate, eine Aufgabe für den Fachbereich oder die Übergabe an Drittsysteme per Webhook.

Übersichtlich, schnell, selbsterklärend

Heyrecruit ist so gestaltet, dass jede Rolle ohne Schulung produktiv starten kann. Klare Navigation, keine unnötigen Zwischenschritte und logisch gegliederte Stellen- und Bewerberansichten bringen dich schnell zu den Kernfunktionen. Du wählst, wie du arbeitest: Liste oder Pipeline, gruppiert nach Stelle, Standort oder Status – mit Filtern und gespeicherten Ansichten. Das spart Klicks, reduziert Fehler und sorgt für Tempo, das im Alltag wirklich ankommt.

Die wichtigsten Hebel im Überblick

Planbares Recruiting entsteht nicht zufällig

Stellenanzeigen & Karriereseiten

Stellentitel, Inhalte und Bewerbung so optimiert, dass aus Besuchern Bewerber werden.

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Integriertes
Performance-Multiposting

Automatisch auf den richtigen Jobbörsen sichtbar – mit planbaren Kosten pro Bewerbung.

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Mandanten­fähige Accounts

Untergeordnete Accounts für zentral gesteuertes Recruiting

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Premium-Multiposting

Wenn du extra Schub brauchst: Premium-Kanäle gezielt dazuschalten.

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Integration & Automatisierung

Heyrecruit dockt an Website, E-Mail und HR-Prozesse an – ohne dass ihr Systeme ablösen müsst.

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Support & Customer Success

Echte Menschen, kurzen Wege – damit du schnell live bist und zuverlässig weiterkommst.

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FAQ – Häufig gestellte Fragen zum Bewerbermanagement

Ein Applicant Tracking System, kurz ATS und auf deutsch Bewerbermanagmentsystem, ist ein zentrales System, in dem du Bewerbungen, Kommunikation und den gesamten Prozess von der Ausschreibung bis zur Einstellung steuerst. Anstatt mit Outlook-Postfächern, Excel-Listen und Einzelabsprachen zu arbeiten, laufen alle Schritte strukturiert in einem Ort zusammen. So bleibt der Prozess transparent, im Team sauber abgestimmt und jederzeit nachvollziehbar sowie auswertbar.

Nein. Heyrecruit ist eine Cloud-Software, die du einfach im Browser nutzt. Du musst nichts installieren und kannst von überall arbeiten. Egal ob im Büro, unterwegs oder standortübergreifend im Team.

Heyrecruit ist so gebaut, dass es sowohl für kleine Teams mit wenigen Einstellungen als auch für Unternehmen mit mehreren Standorten funktioniert. Du startest schlank, nutzt genau die Parallelität, die du brauchst, und kannst Prozesse und Verantwortlichkeiten so abbilden, wie sie bei euch wirklich gelebt werden.

Damit du Recruiting zentral steuerst, statt Bewerbungen, Kommunikation und Abstimmungen über Postfächer, Excel und Nebenkanäle zu verteilen. Alle Kandidaten und Schritte laufen in einem klaren Prozess zusammen und dein Team arbeitet immer auf dem gleichen Kenntnisstand. Das spart Zeit, verhindert, dass Bewerbungen verloren gehen und macht deinen Recruiting-Workflow transparent und messbar, von der ersten Bewerbung bis zur Einstellung.

Heyrecruit unterstützt dich bei der Vorauswahl mit einer KI-gestützten Bewerberanalyse in Kombination mit einem unlimitierten CV-Parser: Lebensläufe und Dokumente werden automatisch ausgelesen, Berufserfahrung, Qualifikationen und Skills extrahiert und mit deiner Stellenanzeige abgeglichen. Daraus entsteht eine Übereinstimmungsbewertung inklusive kurzer Begründung, damit du nachvollziehen kannst, warum ein Profil höher oder niedriger eingestuft wurde. Die Entscheidung bleibt dabei immer bei dir..

Du steuerst sehr viel über das, was du ohnehin in der Hand hast: deine Stellenanzeige, deine Bewerbungsformulare und deinen Prozess. Je klarer du Anforderungen und Inhalte in der Stellenanzeige formulierst, desto besser kann die KI die Übereinstimmung bewerten. Für detaillierte Bewertungen der Kandidaten durch einzelne Benutzer, oder das ganze Team, stehen dir in Heyrecruit die individuellen Bewertungsbögen zur Verfügung.

In der Bewerberübersicht kannst du zwischen einer tabellarischen Ansicht und einer Kanban-Ansicht wechseln. In der Kanban-Ansicht werden Bewerbungen automatisch nach Status gruppiert, in der Tabelle kannst du u. a. nach Status, Standort oder Stellentitel sortieren. Zusätzlich helfen dir Filter (z. B. nach Stellenanzeige, Standort, Prozess, Status oder Zeitraum) und eine Freitextsuche, schnell den Überblick zu behalten. Deine Prozesse bleiben dabei flexibel, weil du Status und Bewerbungsprozesse individuell anlegen und strukturieren kannst – inklusive Kategorien, Farben und Icons, damit es im Alltag wirklich nutzbar bleibt.

Teamarbeit in Heyrecruit ist so aufgebaut, dass alle Beteiligten jederzeit auf demselben Stand sind. Du legst Benutzer und Teams an, weist sie Stellenanzeigen oder Bewerbungen zu und steuerst den Prozess über Aufgaben, Erinnerungen und Workflows. Im Bewerberprofil ist der komplette Verlauf inklusive interner Notizen, Statuswechsel und externer Kommunikation zentral einsehbar. Kollegen können per @Mention eingebunden werden, und jede Aktion lässt sich direkt kommentieren oder per Like/Emoji markieren.

Du kannst direkt aus Heyrecruit mit Bewerbern kommunizieren und dir dabei viel Routine sparen. Es gibt Vorlagen und Signaturen mit Platzhaltern und Variablen für schnelle Personalisierung. Standardprozesse wie Eingangsbestätigungen lassen sich automatisieren oder per Workflow an Ereignisse wie Statuswechsel koppeln. Für einen professionellen Auftritt kannst du eine eigene Absenderadresse hinterlegen, Texte per KI optimieren und E-Mails terminiert versenden. Außerdem ist auch der Versand an ganze Kandidatenlisten möglich, zum Beispiel für dynamische Absagen an mehrere Bewerber gleichzeitig.

Heyrecruit macht Geschwindigkeit messbar und steuerbar. Im Dashboard siehst du z. B. die „Zeit bis zur Sichtung“, die „Zeit bis zur Einstellung“, sowie die durchschnittliche Verweildauer von Bewerbungen in den verschiedenen Status – also wie schnell ihr reagiert und wie lange deine Prozesse und Besetzungen im Schnitt dauern. Für die operative Umsetzung helfen Workflows: Du kannst z. B. automatische Erinnerungen auslösen, wenn Bewerbungen zu lange im Status „Neu“ hängen, Aufgaben erzeugen lassen oder nach X Tagen automatisch eskalieren.

Im Heyrecruit-Dashboard siehst du alle wichtigen Recruiting-Kennzahlen an einem Ort aus drei Perspektiven: Bewerbungen, Einstellungsprozess und Stellenanzeigen-Performance. Du kannst nach Zeitraum, Stelle und Standort filtern und bekommst Trends im Vergleich zum vorherigen Zeitraum. Bei Bewerbungen siehst du Menge, Entwicklung, Qualität, Quellen/Arten und die Top-Stellen. Im Prozess-Teil bekommst du KPIs wie Zeit bis zur Sichtung und Zeit bis zur Einstellung, Funnel-Auswertungen sowie Analysen zu Fortschritt, Ausschluss und Verweildauern bis auf Status-Ebene. Für Stellenanzeigen siehst du Web-KPIs wie Besucher, Interaktionen und Traffic-Entwicklung, während Bewerbungen direkt im ATS gezählt werden.

Für Teams und Zuständigkeiten kannst du Benutzer und Teams anlegen und diese gezielt Stellenanzeigen (und damit typischerweise auch den dazugehörigen Bewerbungen) zuweisen oder wieder entfernen. Für mandantenfähige Setups gibt es zudem die Rolle „Mitarbeiter“, mit der du im Verwaltungs-Account steuern kannst, auf welche Mandanten ein Benutzer zugreifen darf. Und auch innerhalb des Prozess-Setups gibt es Mechaniken, um Dinge nicht pauschal für alle auszurollen: z. B. können Status optional nicht global aktiv sein, sondern über Rollen/Zuordnung bereitgestellt werden.

Der Umstieg lässt sich so gestalten, dass daraus kein komplexes IT-Projekt wird. Für viele Tools ist eine direkte Übernahme möglich, sodass Daten ohne zusätzlichen Aufwand migriert werden können. Wenn keine Schnittstelle verfügbar ist, kannst du Bewerberdaten auch unkompliziert per PDF übernehmen. Du lädst die Unterlagen ins System, der CV-Parser liest die relevanten Daten automatisch aus und die KI-Analyse ergänzt die Einordnung.
Liegen Bewerbungen bereits in einem E-Mail-Postfach, kannst du sie an eine accountspezifische Heyrecruit-Adresse weiterleiten. So landen sie direkt in der richtigen Inbox und werden ebenfalls automatisch verarbeitet. Für größere Mengen oder strukturierte Altdaten unterstützt dich Support und Customer Success beim sauberen Datenimport.
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