Bewerberauswahl – So bewertest Du Kandidat*innen

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Gender-Hinweis: Zur besseren Lesbarkeit wird in diesem Artikel das generische Maskulinum verwendet.

Die Einstellung eines Bewerbers ist keine einfache Aufgabe. Der Bund der Personalberater schätzt, dass in Deutschland jedes Jahr etwa 25 Milliarden Euro für Fehleinstellungen ausgegeben werden.

Du hast eine freie Stelle zu besetzen und einige Bewerbungen erhalten. Wie triffst Du nun am besten eine Auswahl für Kennenlerngespräche? Welche Kriterien nutzt Du, um Dich für oder gegen einen Kandidaten zu entscheiden?

In diesem Artikel schauen wir uns an, wie Du bei der Bewerberauswahl am besten vorgehst und welche Merkmale Du bewerten kannst.

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Wie sieht Dein idealer Bewerber aus?

Zunächst einmal solltest Du Dir bewusst sein, was für einen Typ von Mitarbeiter Du suchst. Denke daran, dass es keinen „perfekten“ Bewerber gibt! Jeder Mensch hat seine Stärken und Schwächen. Also musst Du Dich entscheiden, welche Eigenschaften am wichtigsten für die zu besetzende Position bzw. Dein Unternehmen sind.

Gibt es spezifische Qualifikationen oder Fähigkeiten, die Du in den Bewerbern sehen möchtest? Sind es Teamplayer oder Einzelkämpfer? Sind es Menschen mit Organisationstalent oder Improvisationstalente? Wie muss der Bewerber ticken, damit er gut zur Unternehmenskultur passt und sich bei euch wohlfühlen wird?

Bewertungskriterien festlegen

Wie kannst Du sicherstellen, die richtigen Mitarbeiter für Dein Unternehmen auszuwählen?

Zuerst sollte man sich Gedanken über die Anforderungen der Stelle machen. Dies hilft bei der Festlegung der Kriterien, anhand derer man die Bewerber bewertet. Es gibt drei Hauptaspekte bei der Bewertung von Bewerbern:

  1. Fähigkeiten:
    Die Fähigkeiten des Bewerbers sollten den Anforderungen der Stelle entsprechen. Wenn ein Kandidat nicht über ausreichende Fähigkeiten verfügt, kann das möglicherweise durch zusätzliche Schulungen ausgeglichen werden. Bewerber sollten auch zeigen, dass sie über übertragbare Fähigkeiten verfügen, die auf verschiedene Positionen angewendet werden können. Bei der Bewertung sollten sowohl Hard Skills (nachprüfbare fachliche Fähigkeiten) wie auch Soft Skills (persönliche Eigenschaften und soziale Kompetenzen) beachtet werden.
  2. Erfahrung:
    Bewerber sollten über einschlägige Berufserfahrung verfügen, um in ihrer Position in Deinem Unternehmen erfolgreich zu sein. Sie sollten auch eine Erfolgsbilanz mit früheren Jobs oder Arbeitserfahrung haben, die sich auf die Stelle beziehen, für die sie sich bewerben. Für viele Positionen ist es sinnvoll, mindestens zwei bis drei Jahre Erfahrung mitzubringen. Wenn Du aber zu hohe Ansprüche stellst, läufst du Gefahr, viele Bewerber abzuschrecken.
  3. Motivation:
    Kompetenzen und Erfahrungen sind wichtig, aber die Motivation eines Bewerbers ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Achte darauf, ob die Bewerber wirklich an der Aufgabe interessiert sind und diese erfolgreich meistern wollen. Bewerber sollten die Verpflichtung haben, in Vollzeit in Ihrem Unternehmen zu arbeiten. Sie sollten in ihrer Bewerbung zeigen, dass sie an einer langfristigen Karriereentwicklung interessiert sind und sich für die Stelle engagieren, auf die sie sich bewerben.

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Gibt es Ausschlusskriterien?

Wenn Du einen Fahrer suchst, dann braucht er zwingend einen Führerschein. Vielleicht muss Dein neuer Mitarbeiter auch unbedingt Meetings auf Englisch abhalten können.

Solche harten Ausschlusskriterien solltest Du als erstes formulieren und auch unbedingt darauf achten, diese ganz klar in Deiner Stellenanzeige zu kommunizieren.

Wie dringend ist die Einstellung?

Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die Zeitdauer für die Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Es ist natürlich vorteilhaft, wenn Du Zeit hast, um ausgiebig nach den passenden Kandidaten zu suchen.

Wenn es schnell gehen muss, kann es schwierig sein, die perfekten Bewerber zu finden. In diesem Fall musst Du schon bei der Festlegung der Kriterien eventuell Kompromisse eingehen.

Konkrete Tipps

Folgende Tipps können Dir helfen, Bewertungskriterien festzulegen:

  • Mache ein Brainstorming.
    Versuche im ersten Schritt, so viele Kriterien wie möglich aufzuschreiben, ohne Dich selbst zu zensieren. Anschließend kannst Du die Ergebnisse nach Priorität sortieren und unwichtige Punkte wieder streichen.
  • Sprich mit allen Stakeholdern.
    Die Mitarbeiter aus den Fachabteilungen können in der Regel am besten abschätzen, welche Qualitäten sie sich für die Verstärkung ihres Teams wünschen. Die Ergebnisse des Brainstormings können hier eine gute Diskussionsgrundlage bieten.
  • Schaue Dir ähnliche Stellenanzeigen an.
    Natürlich können die Ansprüche an Bewerber sich von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden. Dennoch können Ausschreibungen mit dem gleichen Stellentitel eine gute Inspiration sein. Vielleicht stößt Du bei der Recherche auf ein wichtiges Kriterium, das Du vergessen hast.

Die Stellenausschreibung

Nachdem Du die Fragen nach dem idealen Bewerber und den Anforderungen der Stelle beantwortet hast, solltest Du Dir Gedanken über die besten Mittel machen, um die richtigen Bewerber zu finden.

Die Ausschreibungen auf Online-Jobbörsen zu veröffentlichen bringt in der Regel die beste Sichtbarkeit (siehe „Die besten kostenlosen Jobbörsen“ & „Wie man als Arbeitgeber eine Jobbörse auswählt“). Auch der Besuch von speziellen Jobmessen und das Schalten von Inseraten in Printmedien, auf der eigenen Website und gegebenenfalls den Social-Media-Accounts Deines Unternehmens kann zielführend sein. Für schwer zu besetzende Stellen macht es unter Umständen Sinn, eine Personalagentur oder einen Headhunter zu beauftragen.

Jede Methode hat Vor- und Nachteile. Es ist wichtig herauszufinden, welche Quelle am besten zu den Anforderungen passt.

Bei der Gestaltung der Stellenanzeige solltest Du genau überlegen, welche Bewerbungsunterlagen zur Bewertung wichtig sind. Um Dir die Arbeit zu erleichtern, achte also darauf, die richtige Art von Bewerbungsmaterial (Zeugnisse, Motivationsschreiben, etc.) direkt anzufordern.

Mit Heyrecruit kannst Du Deine Stellenanzeige um ein Formular ergänzen, das für eine Bewerbung ausgefüllt werden muss. So kannst Du schon vor dem ersten Kontakt die wichtigsten Eckpunkte klären und sicherstellen, dass Ausschlusskriterien vom Bewerber erfüllt werden.

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Das Bewerbungsschreiben

Wenn Du eine Bewerbung erhältst, achte neben deren Inhalt auch auf den Schreibstil der Bewerber. Der Schreibstil eines Bewerbers kann viel über seine Persönlichkeit und sein fachliches Können aussagen. Ein klarer und überzeugender Schreibstil bringt in der Bewertung Pluspunkte. Dies ist ein Anzeichen dafür, dass sich der Kandidat auch im Job gut ausdrücken und eigene Ideen verständlich vermitteln kann.

Wie präsentiert sich der Kandidat in seinen Bewerbungsunterlagen? Häufig kommt es vor, dass Arbeitssuchende in ihrem Lebenslauf unterschiedliche Fähigkeiten, Erfahrungen oder Ausbildungen angeben, die nicht mit dem übereinstimmen, was für die Stelle erforderlich ist. Dies sollte ein erstes Warnzeichen sein, das es im Vorstellungsgespräch zu überprüfen gilt.

Das Vorstellungsgespräch

Effektive Interviewprozesse können Unternehmen dabei helfen, qualifizierte Kandidaten auszuwählen, erfolgreiche Teams zu bilden und Personen einzustellen, die in der Lage sind, die Unternehmenskultur zu verbessern.

Wenn Du einen potenziellen neuen Mitarbeiter interviewst, solltest Du ihn nach seiner Erfahrung und seinen Fähigkeiten fragen. Du solltest auch herausfinden, was der Kandidat sich von Deinem Unternehmen erhofft und welche Vorstellungen er für die Zukunft hat.

Das Vorstellungsgespräch kann telefonisch oder persönlich durchgeführt werden und dauert in der Regel zwischen 30 Minuten und einer Stunde.

Die folgenden Fragen sind Klassiker, um die Eignung des Bewerbers für die Stelle festzustellen.

  • Was ist Ihrer Meinung nach Ihre größte Stärke?
  • Was ist Ihre größte Schwäche?
  • Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?
  • Was war bisher Ihr größter beruflicher Erfolg?
  • Wenn ich Ihren früheren Arbeitgeber anrufen würde, was würde er über Sie sagen?

Solche allgemeinen Fragen können hilfreich sein, um die Qualifikation eines Bewerbers abzuklären. Du solltest nicht nur Fragen zum Lebenslauf und den Fähigkeiten des Bewerbers stellen, sondern auch Informationen zu seiner Person in Erfahrung bringen. Auf diese Weise kannst Du als Arbeitgeber ein Gefühl dafür bekommen, ob der Kandidat menschlich gut zum Unternehmen passt.

Sei generell transparent und sprich alle relevanten Themen an. Als Interviewer solltest Du auch Fragen dazu stellen, welche Gehaltsvorstellungen der Kandidat hat oder welche Arbeitszeiten für ihn angemessen wären.

Der Bewertungsbogen

Das Vorstellungsgespräch stellt im Auswahlprozess von Bewerbern das zentrale Element dar. Es gilt also, dieses Gespräch so sinnvoll wie möglich zu nutzen und aussagekräftige Informationen zu erfahren.

Auch im Hinblick auf das AGG ist ein einheitliches Vorgehen sowie eine saubere Dokumentation Deiner Vorstellungsgespräche äußerst sinnvoll.

Bewertungsbögen sind eine gute Methode, um Deine Eindrücke aus dem Bewerbungsgespräch strukturiert festzuhalten. Du kannst damit nicht nur Deine Notizen zu den unterschiedlichen Aspekten (wie fachliche Fähigkeiten, Soft Skills, Erfahrung, Motivation) organisieren, sondern auch einzelne Kriterien mit einer numerischen Wertung versehen.

Durch eine Punktewertung lassen sich die Ergebnisse der Kandidaten besser vergleichen. In Heyrecruit kannst Du eigene Vorlagen für Bewertungsbögen erstellen und diese an spezifische Stellen anpassen.

Der Bogen bietet Dir eine gute Grundlage für eine möglichst objektive Bewertung:

  1. Mache Notizen auf dem Bewertungsbogen.
    Notiere während und nach einem Vorstellungsgespräch mit Kandidaten Deine Gedanken, um ihre Stärken und Schwächen zu dokumentieren.
  2. Ergänze Deine Notizen.
    Schau Deine Notizen nach ein paar Stunden nochmal an, denn eventuell fallen Dir noch Ergänzungen ein. Obwohl es wichtig ist, direkt nach dem Vorstellungsgespräch Notizen zu machen, braucht es manchmal auch ein wenig Zeit, um die Erfahrung zu verarbeiten und Deine Gedanken über einen Kandidaten zu ordnen.
  3. Bewerte die Qualifikationen des Kandidaten im Hinblick auf die Stellenbeschreibung.
    Die Stellenbeschreibung hebt die beruflichen Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten hervor, die ein Kandidat haben sollte, um sich für die Rolle zu qualifizieren. Sie kann Dir deshalb bei der Bewertung helfen, Dich auf die wichtigsten Aspekte zu konzentrieren.

Feedback zum Bewerbungsgespräch

Bei Deiner Feedback zum Vorstellungsgesprächen kannst Du einige Best Practices befolgen, um sicherzustellen, dass Du eine nützliche Bewertung gibst:

  • Begründe Dein Lob oder konstruktive Kritik so genau wie möglich. Indem Du vage Formulierungen vermeidest, lässt Du möglichst viel Objektivität in Dein Feedback einfließen.
  • Beschreibe die Qualitäten der Kandidaten so prägnant wie möglich. Vermeide es, seitenweise Notizen anzufertigen, die für einen Dritten schlecht lesbar sind.
  • Nutze zur Bewertung eine Software, um Deinen Kollegen das Feedback zu Interviews leicht zugänglich zu machen. Alternativ solltest Du zu diesem Zweck Deine handschriftlichen Notizen bzw. den ausgefüllten Bewertungsbogen einscannen.
  • Füge Deiner Bewertung keine Informationen über körperliche Merkmale, Geschlecht oder Religion des Kandidaten hinzu. Diskriminierung aufgrund solcher Kriterien ist laut Allgemeinem Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verboten.

Tipps zur Bewertung von Bewerbern

Abschließend noch drei zusätzliche Tipps zur Bewertung von Kandidaten.

  • Achte auf nonverbale Kommunikation.
    Nonverbale Kommunikation kann viel über das Selbstvertrauen und die Integrität eines Kandidaten verraten. Selbstbewusste Kandidaten sind oft erfolgreiche Neueinstellungen und integrieren sich gut in Teams und Abteilungen. Kandidaten, die nervös erscheinen oder Anzeichen von Angst zeigen, sind möglicherweise introvertierter und könnten in unabhängigen Rollen besser abschneiden.
  • Überprüfe die sozialen Medien.
    Um die Persönlichkeit eines Bewerbers zu bewerten, kann ein Blick auf seine öffentlichen Social-Media-Profile helfen. Durch die Beiträge, die wir auf solchen Plattformen veröffentlichen, geben wir einen Einblick in unsere Prioritäten und Lebensstilentscheidungen.
  • Teste die Fähigkeiten.
    Statt die Bewerber nur zu ihren Fähigkeiten zu befragen, kannst Du sie diese auch gleich in einem Praxistest unter Beweis stellen lassen. So kannst Du Dir ein besseres Bild davon machen, wie Kandidaten ihre Aufgaben im Arbeitsalltag erfüllen würden. Dies können Schreibtests, Computertests, Tests zum theoretischen Wissen oder technische Bewertungen sein. Ein schriftlicher Test besteht in der Regel aus Multiple-Choice-Fragen, bei denen es sich entweder um Essay- oder Richtig/Falsch-Fragen handelt, die Bewerber auf Fähigkeiten wie Sprachkenntnisse, kritisches Denken und Datenanalyse bewerten.

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