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Zwei Drittel der Unternehmen haben laut einer aktuellen Studie bereits ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm, ein weiteres Fünftel plant eines. Und 69 Prozent bewerten die Qualität der empfohlenen Kandidaten als hoch oder sehr hoch. Kaum ein anderer Recruiting-Kanal bekommt so gute Noten.
Trotzdem laufen viele dieser Programme ins Leere. Sie werden einmal per Rundmail angekündigt, danach passiert wenig. Woran das liegt, ist selten die Prämienhöhe. Meistens fehlt es an drei Dingen:
- klaren Regeln
- einem einfachen Weg zum Empfehlen
- Sichtbarkeit offener Stellen im eigenen Team.
In diesem Artikel klären wir, wie „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ funktioniert, wie hoch eine Prämie sein sollte, wie sie steuerlich behandelt wird (die Antwort überrascht viele) und wie Du ein Programm aufsetzt, das tatsächlich genutzt wird.
Was bedeutet „Mitarbeiter werben Mitarbeiter"?
Bei „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“, auch Mitarbeiterempfehlungsprogramm oder Employee Referral genannt, empfehlen Deine eigenen Beschäftigten Menschen aus ihrem Umfeld für offene Stellen. Kommt es zur Einstellung, erhält die empfehlende Person in der Regel eine Prämie.
Der Reiz liegt in der Vorauswahl: Wer eine Bekannte empfiehlt, überlegt sich vorher, ob sie fachlich passt und ins Team kommt. Niemand möchte jemanden vorschlagen, mit dem die Zusammenarbeit dann schwierig wird. Diese eingebaute Qualitätskontrolle schafft kein Stellenportal.
Warum der Kanal so gut funktioniert
Vier Effekte machen Empfehlungen interessant:
- Qualität und Passung. Empfehlende kennen sowohl die Stelle als auch den Menschen. Das erklärt die guten Qualitätsbewertungen aus der eingangs zitierten Studie.
- Zugang zu passiven Kandidaten. Du erreichst Menschen, die gerade nicht aktiv suchen und deshalb auf keiner Jobbörse unterwegs sind. Genau diese Gruppe ist bei Fachkräften die größere.
- Schnellere Prozesse. Empfohlene Kandidaten kommen oft direkt ins Gespräch, ohne lange Vorlaufzeit über Anzeigenschaltung und Sichtung.
- Bindung im eigenen Team. Wer jemanden empfiehlt, identifiziert sich mit dem Arbeitgeber. Und empfohlene Neuzugänge haben vom ersten Tag an einen Kontakt im Haus.
Ein Punkt gehört zur Ehrlichkeit dazu: Empfehlungsprogramme können die Vielfalt im Team verringern, weil Menschen meist Menschen aus ihrem eigenen Umfeld vorschlagen. Du solltest Empfehlungen deshalb als einen Kanal unter mehreren nutzen und nicht als Ersatz für offene Ausschreibungen.
Wie hoch sollte die Prämie sein?
Eine feste Regel gibt es nicht. In der Praxis richtet sich die Höhe danach, wie schwer eine Stelle zu besetzen ist. Für Helfer- und Einstiegspositionen sind einige hundert Euro üblich, für gefragte Fach- und Führungskräfte bewegen sich Unternehmen im vierstelligen Bereich. Manche Arbeitgeber zahlen für besonders kritische Engpassberufe deutlich mehr.
Bewährt hat sich, die Prämie zu staffeln und in zwei Schritten auszuzahlen:
| Modell | So funktioniert es | Wofür geeignet |
|---|---|---|
| Einheitsprämie | Ein fester Betrag für jede erfolgreiche Empfehlung | Kleine Unternehmen, einfache Kommunikation |
| Gestaffelt nach Stelle | Höhere Prämien für schwer besetzbare Positionen | Unternehmen mit unterschiedlich kritischen Vakanzen |
| Zweistufige Auszahlung | Ein Teil bei Vertragsunterschrift, der Rest nach der Probezeit | Reduziert das Risiko von Empfehlungen ohne Substanz |
| Sachprämien statt Geld | Gutscheine, Reisen, zusätzliche Urlaubstage | Wenn die Wirkung emotionaler sein soll |
Die zweistufige Auszahlung ist der wichtigste Hebel. Sie sorgt dafür, dass Empfehlungen ernst gemeint sind, und koppelt die Prämie an das, was tatsächlich zählt: eine Besetzung, die hält.
Und noch ein Gedanke zur Wirtschaftlichkeit: Empfehlungen gelten als günstiger Kanal, kostenlos sind sie aber nicht. Eine Prämie von 1.000 Euro ist ein anderer Kostenblock als eine Stellenanzeige. Der Vergleich lohnt sich trotzdem fast immer, weil eine unbesetzte Stelle in der Regel teurer ist als beides. Welche Reichweite Du parallel ohne zusätzliches Budget bekommst, zeigt unser Überblick zu den kostenlosen Jobbörsen.
Wie hoch sollte die Prämie sein?
Das ist die am häufigsten gestellte Frage zum Thema, und die Antwort fällt nüchtern aus: In aller Regel nein.
Eine Werbeprämie an eigene Beschäftigte gilt als Arbeitslohn. Sie wird dem Bruttogehalt hinzugerechnet und ist damit lohnsteuerpflichtig (§ 19 Abs. 1 EStG in Verbindung mit R 19.3 LStR) und beitragspflichtig in der Sozialversicherung (§ 14 Abs. 1 SGB IV, als Einmalzahlung nach § 23a SGB IV). Von 1.000 Euro Prämie kommt beim Mitarbeiter also spürbar weniger an, und für Dich als Arbeitgeber kommen die Arbeitgeberanteile obendrauf.
Es gibt Gestaltungsmöglichkeiten, aber sie haben enge Grenzen:
- Sachbezug bis 50 Euro monatlich. Sachzuwendungen wie bestimmte Gutscheine bleiben bis zu dieser Freigrenze steuer- und sozialversicherungsfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Für eine vierstellige Prämie taugt das nicht, für kleine Anerkennungen schon. Wichtig: Es ist eine Freigrenze, kein Freibetrag. Wird sie überschritten, ist der gesamte Betrag steuerpflichtig. Gutscheine müssen außerdem die Anforderungen des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen.
- Aufmerksamkeiten bis 60 Euro. Zu einem persönlichen Anlass wie einem Geburtstag sind Sachgeschenke bis 60 Euro abgabenfrei. Eine Empfehlung ist allerdings kein persönlicher Anlass in diesem Sinne.
- Pauschalversteuerung nach § 37b EStG. Für Sachzuwendungen kann der Arbeitgeber die Steuer pauschal übernehmen. Ob das in Deinem Fall greift und wie es sozialversicherungsrechtlich zu bewerten ist, hängt von der Ausgestaltung ab.
Was heißt das praktisch? Plane die Prämie von Anfang an brutto und kommuniziere offen, dass sie versteuert wird. Nichts frustriert mehr als eine versprochene Summe, von der am Ende die Hälfte ankommt. Und weil die Details vom Einzelfall abhängen: Sprich die konkrete Ausgestaltung mit Deiner Lohnbuchhaltung oder Deinem Steuerberater ab.
In 5 Schritten zum Empfehlungsprogramm
1. Regeln festlegen
Schreib auf, was gilt, und zwar bevor die erste Empfehlung kommt. Die wichtigsten Punkte:
- Wer darf empfehlen (alle Beschäftigten, oder sind Führungskräfte und HR ausgenommen)?
- Für welche Stellen gilt das Programm?
- Wann entsteht der Anspruch, bei Vertragsunterschrift oder nach der Probezeit?
- Wie hoch ist die Prämie je Stellenkategorie?
- Und was passiert, wenn zwei Personen dieselbe Kandidatin empfehlen?
Genau diese Fragen sind der Grund, warum Programme später für Ärger sorgen. Eine Seite schriftliche Programmregeln verhindert das.
2. Den Weg zum Empfehlen einfach machen
Jede Hürde kostet Empfehlungen. Im Idealfall braucht es nicht mehr als einen Link, den Deine Leute teilen können, und ein kurzes Formular für die empfohlene Person. Alles, was ein internes Formular mit acht Pflichtfeldern verlangt, wird nicht genutzt.
Dazu gehört auch, dass Deine Stellenanzeigen teilbar und ansehnlich sind. Niemand schickt einer befreundeten Fachkraft einen Link auf eine lieblose Anzeige. Wie Du das änderst, steht in unserem Leitfaden zum Erstellen von Stellenanzeigen.
3. Offene Stellen im Team sichtbar halten
Der häufigste Grund für ausbleibende Empfehlungen ist banal: Die Leute wissen nicht, wen Ihr gerade sucht. Eine einmalige Ankündigung reicht nicht. Nimm offene Stellen in den Team-Jour-fixe, ins Intranet, in den Newsletter oder auf einen Bildschirm in der Kantine. Am besten mit der Prämie daneben.
4. Verbindlich und schnell zurückmelden
Eine Empfehlung ist ein Vertrauensvorschuss. Wer jemanden vorschlägt und dann wochenlang nichts hört, empfiehlt kein zweites Mal. Und die empfohlene Person fragt beim Empfehlenden nach, was doppelt unangenehm ist. Lege deshalb fest, wer sich innerhalb welcher Frist meldet, und halte die empfehlende Person über den Stand informiert, soweit datenschutzrechtlich zulässig.
5. Messen, ob es wirkt
Ohne Messung weißt Du nicht, ob das Programm etwas bringt. Erfasse mindestens: Wie viele Empfehlungen kommen rein, wie viele führen zu Gesprächen, wie viele zu Einstellungen, und wie lange bleiben empfohlene Mitarbeiter im Vergleich zu anderen. Voraussetzung dafür ist, dass die Bewerberquelle sauber dokumentiert wird.
Genau das übernimmt ein Bewerbermanagementsystem. In Heyrecruit siehst Du zu jeder Bewerbung, über welchen Kanal sie gekommen ist, und kannst Empfehlungen damit direkt gegen Jobbörsen und Karriereseite vergleichen. Erst dann lässt sich beurteilen, ob eine Prämie von 1.000 Euro günstiger war als zusätzliches Anzeigenbudget.
Datenschutz nicht vergessen
Ein Punkt, der in vielen Programmen untergeht: Wenn ein Mitarbeiter die Kontaktdaten einer Bekannten an HR weitergibt, werden personenbezogene Daten verarbeitet, und zwar von jemandem, der davon zunächst nichts wissen muss.
Sauberer ist der umgekehrte Weg: Die empfehlende Person gibt den Link weiter, und die Kandidatin bewirbt sich selbst und trägt dabei ein, wer sie empfohlen hat. So gibt sie ihre Daten bewusst selbst preis. Wenn Du doch mit weitergegebenen Kontaktdaten arbeitest, hol Dir die Einwilligung der empfohlenen Person ein, bevor Du sie kontaktierst, und informiere sie darüber, woher ihre Daten stammen.
Die häufigsten Fehler
Fünf Muster tauchen immer wieder auf:
- Das Programm wird einmal angekündigt und dann nie wieder erwähnt.
- Die Regeln sind unklar, weshalb es bei der Auszahlung Diskussionen gibt.
- Die Prämie wird brutto versprochen und netto erwartet.
- Empfehlungen versanden im Prozess, weil sich niemand zuständig fühlt.
- Niemand misst, ob der Kanal funktioniert, weshalb das Programm nach einem Jahr stillschweigend einschläft.
Alle fünf haben dieselbe Ursache: Das Programm ist eine Idee, aber kein Prozess. Wie Du Zuständigkeiten und Reaktionszeiten im Recruiting grundsätzlich festlegst, zeigt unsere Recruitingprozess-Checkliste.
FAQ: Häufige Fragen zu Mitarbeiter werben Mitarbeiter
Was bedeutet Mitarbeiter werben Mitarbeiter?
Beim Modell „Mitarbeiter werben Mitarbeiter“ empfehlen Beschäftigte Personen aus ihrem privaten oder beruflichen Umfeld für offene Stellen im eigenen Unternehmen. Kommt es zur Einstellung, erhalten sie dafür meist eine Prämie. Andere Bezeichnungen sind Mitarbeiterempfehlungsprogramm oder Employee Referral.
Wie funktioniert das Konzept „Mitarbeiter werben Mitarbeiter"?
Das Unternehmen legt Regeln fest (wer darf empfehlen, für welche Stellen, wie hoch ist die Prämie, wann wird sie ausgezahlt), macht offene Stellen intern sichtbar und stellt einen einfachen Empfehlungsweg bereit. Empfohlene Kandidaten durchlaufen den normalen Bewerbungsprozess. Nach erfolgreicher Einstellung, oft erst nach der Probezeit, wird die Prämie ausgezahlt.
Ist die Prämie bei Mitarbeiter werben Mitarbeiter steuerfrei?
In der Regel nicht. Eine Werbeprämie an eigene Beschäftigte zählt als Arbeitslohn und ist damit lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig (§ 19 Abs. 1 EStG, § 14 Abs. 1 SGB IV). Steuerfrei bleiben lediglich Sachbezüge bis zur Freigrenze von 50 Euro im Monat (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG), was für übliche Prämienhöhen nicht ausreicht. Die konkrete Gestaltung solltest Du mit Deinem Steuerberater klären.
Wie hoch sollte eine Empfehlungsprämie sein?
Das hängt davon ab, wie schwer die Stelle zu besetzen ist. Für Einstiegspositionen sind einige hundert Euro üblich, für gefragte Fach- und Führungskräfte vierstellige Beträge. Wichtiger als die absolute Höhe ist, dass die Prämie in einem sinnvollen Verhältnis zu den Kosten einer unbesetzten Stelle steht.
Wann sollte die Prämie ausgezahlt werden?
Bewährt hat sich eine zweistufige Auszahlung: ein Teil bei Vertragsunterschrift, der Rest nach bestandener Probezeit. Das koppelt die Prämie an eine Besetzung, die tatsächlich hält, und beugt Empfehlungen ohne Substanz vor.
Braucht man für ein Empfehlungsprogramm eine eigene Software?
Nein. Für den Start reichen klare schriftliche Regeln, ein teilbarer Link zur Stellenanzeige und ein Feld im Bewerbungsformular, in dem die empfehlende Person genannt wird. Wichtig ist nur, dass die Bewerberquelle sauber erfasst wird, damit Du den Erfolg messen kannst. Mit Heyrecruit stehen dir direkt entsprechende Felder für deine Bewerbungsformulare zur Verfügung.
Dürfen auch Führungskräfte und HR Prämien erhalten?
Das legst Du in den Programmregeln fest. Viele Unternehmen schließen Personen aus, die an der Auswahlentscheidung beteiligt sind, also HR und die einstellende Führungskraft. Das vermeidet Interessenkonflikte und Diskussionen über Befangenheit.
Aus einer guten Idee einen Kanal machen
Empfehlungsprogramme scheitern selten am Geld und fast immer an der Umsetzung. Wenn die Regeln klar sind, der Empfehlungsweg aus einem Link besteht, offene Stellen im Team präsent bleiben und jede Empfehlung eine schnelle Rückmeldung bekommt, wird aus der netten Idee ein verlässlicher Kanal neben Jobbörsen und Karriereseite.
Und weil empfohlene Kandidaten besonders gut starten, wenn sie von Anfang an jemanden im Haus kennen, lohnt sich der Blick auf das, was nach der Zusage passiert. Unsere Onboarding-Checkliste hilft Dir dabei.
Du möchtest sehen, wie sich Empfehlungen, Jobbörsen und Karriereseite in einem System vergleichen lassen? Buche Dir eine kostenlose Software-Demo und wir zeigen Dir, wie das mit Heyrecruit funktioniert.
