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In dieser Anleitung erkläre ich Dir Schritt-für-Schritt, wie die Ersteinrichtung Deines Heyrecruit-Accounts funktioniert.
Im Wesentlichen geht es darum, dass Du unseren Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrag (AV-Vertrag) akzeptierst und ein paar Informationen zu Deinem Unternehmen in den Account-Einstellungen einträgst.
Das Ganze dauert nur 5 Minuten und Du musst die hier gezeigten Einstellungen nur einmalig tätigen. Anschließend kannst Du sofort rechtssicher mit dem Recruiting loslegen! Natürlich hast Du auch die Möglichkeit, Deine Angaben jederzeit nachträglich zu bearbeiten und zu aktualisieren.
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Videoanleitung
In diesem kurzen Video zeigt Dir Toni, wie Du Deinen Heyrecruit-Account einrichtest. Falls danach noch Unklarheiten bestehen, lies im folgenden Text nach. Hier werde ich noch ein wenig genauer auf die einzelnen Punkte eingehen.
AV-Vertrag akzeptieren
Beim Recruiting gehört der Umgang mit personenbezogenen Informationen zum Alltag. Wenn Du mit Heyrecruit arbeitst, werden beispielsweise die Daten Deiner Bewerber auf unseren Servern in Deutschland verschlüsselt abgelegt.
Das hat den Vorteil, dass Du unsere Software ortsunabhängig von jedem Gerät nutzen kannst und alle Mitglieder Deines Teams stets auf dem aktuellsten Stand sind.
Dazu sind wir nach Art. 28 Abs. 3 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) verpflichtet, einen Auftragsdatenverarbeitungs-Vertrag (AV-Vertrag) mit Deinem Unternehmen abzuschließen. Du kannst unseren Vertrag in Deinem Heyrecruit-Account herunterladen und ihn uns unterschrieben zukommen lassen.
Solange Du den AV-Vertrag noch nicht akzeptiert hast, bekommst Du unterhalb der Navigation eine Meldung angezeigt, über die du ihn herunterladen kannst. Ansonsten kannst Du den Vertrag auch jederzeit in den Accounteinstellungen (Einstellungen -> Account) über den grünen Button auf der rechten Seite herunterladen.
Account-Einstellungen bearbeiten
Nach der Registrierung eines neuen Accounts musst Du anfänglich ein paar Einstellungen machen, um Stellenanzeigen veröffentlichen zu können. Dabei geht es um Angaben, die sich direkt auf die Inhalte und Erscheinung Deiner Anzeigen auswirken.
Um in die Account-Einstellungen zu gelangen, klicke oben in der Navigationsleiste auf „Einstellungen“ und dann im Drop-Down-Menü auf „Account“.
Es öffnet sich die Account-Seite, auf der Du alle grundlegenden Einstellungen zu Deinem Heyrecruit-Account vornehmen kannst. Die Einstellungsmöglichkeiten sind in 6 Kategorien unterteilt:
- Unternehmen
- Darstellung
- Social Links
- Status und Sprachen
- Multiposting
- Team-E-Mail
Für die Ersteinrichtung Deines Accounts sind die ersten drei Punkte relevant. Im Folgenden werden wir uns anschauen, welche Optionen hinter diesen Kategorien stecken.
Unternehmen, Darstellung und Social Links
Durch einen Klick auf den jeweiligen Reiter rufst Du die entsprechende Kategorie auf und kannst dort die Einstellungen bearbeiten.
- Unternehmensdaten
Hier trägst Du ein paar Grundlegende Daten zu Deinem Unternehmen ein. Dazu zählen der Unternehmensname, die ungefähre Mitarbeiteranzahl, die Telefonnummer und die Branche bzw. Industrie, in der Dein Unternehmen tätig ist.Bei der Unternehmensbeschreibung trägst Du einen kurzen Text ein, der Dein Unternehmen vorstellt und klar macht, was Dich als Arbeitgeber auszeichnet. Diese Beschreibung bekommen die Bewerber später in Deinen Stellenanzeigen angezeigt. Achte darauf, kurz und knapp in authentischen Worten die wichtigsten Eckdaten zu vermitteln.
- Rechtliches
Hier kannst Du Dein Impressum und eine Datenschutzerklärung hinterlegen, um rechtlich abgesichert zu sein.Wenn Du unsicher bist, ob Deine juristischen Texte auf dem aktuellsten Stand sind, kontaktiere einen Anwalt.
- Unternehmenslogo
Das Logo Deines Unternehmens wird in jeder Stellenanzeige dargestellt. Um Dein Logo in Heyrecruit hochzuladen, ziehe die entsprechende Bilddatei in das vorgesehene Feld oder klicke darauf, um im Explorer eine Datei von Deinem Rechner auszuwählen. Die Mindestgröße für das Logo beträgt 60×300 Pixel, als Dateiformat kannst Du JPG oder PNG (bei Logos mit transparentem Hintergrund) verwenden. - Unternehmensbild
Das Unternehmensbild erscheint in jeder Deiner Stellenanzeigen im Abschnitt mit den Infos zu Deinem Unternehmen.
Es dient dazu, Deinen Bewerbern die Identifizierung mit Deinem Unternehmen zu erleichtern und sie im besten Fall emotional anzusprechen. Geeignet sind Fotos von Deinem Unternehmensstandort, Deinem Team oder auch (Stock-)Bilder, die thematisch zu Deiner Branche passen.
Die Mindestgröße für das Unternehmensbild beträgt 1920 x 1080 Pixel, als Dateiformat stehen Dir auch hier JPG oder PNG zur Verfügung. - Template und Farben
Bei der Außendarstellung Deines Unternehmens ist es wichtig, eine einheitliche Linie zu fahren. Deswegen hast Du hier die Möglichkeit, die Erscheinung Deiner Stellenanzeigen an das Corporate Design Deines Unternehmens anzupassen.
Standardmäßig voreingestellt ist unser Heyrecruit-Template, mit dem Deine Anzeigen automatisch ein professionelles und modernes Layout erhalten. Außerdem passt sich das Template an das Gerät an, von dem die Stellenanzeige betrachtet wird – so sehen Deine Anzeigen auf dem Smartphone genauso gut aus wie am PC. Auf Wunsch entwickeln wir gemeinsam mit Dir ein eigenes Template für Dein Unternehmen, sprich uns gerne darauf an.
Durch Auswahl einer Primär- und einer Sekundärfarbe kannst Du unser Template nach Deinen Vorstellungen einfärben. Kopiere dazu den 6-stelligen Hexadezimal-Code der entsprechenden Farbe in das Feld (im Falle unseres Hellblaus „1DA9D9“) oder klicke hinein, um mit dem Color-Picker eine Farbe auszuwählen.
In diesem Abschnitt kannst Du, falls vorhanden, die Social-Media-Accounts Deines Unternehmens eintragen. Durch einen Klick auf die entsprechenden Icons können die Bewerber dann direkt aus der Stellenanzeige auf Deinen Unternehmensauftritt bei Facebook & Co. gelangen.
Versuche nicht zwanghaft, so viele Social-Media-Kanäle wie möglich einzutragen. Hinterlege am besten nur Accounts, auf denen Du auch wirklich regelmäßig Inhalte veröffentlichst. Das ist insbesondere dann entscheidend, wenn Du soziale Netzwerke nutzt, um aktiv Kandidaten zu rekrutieren.
Achte beim Angeben der Social Links darauf, die gesamte URL in das Feld einzutragen. Im Falle unseres Facebook-Accounts wäre das also beispielsweise: „https://www.facebook.com/heyrecruit“.
Das war es dann auch schon. Wenn Du in den drei Kategorien alle benötigten Informationen eingetragen hast, kannst Du direkt mit der Veröffentlichung Deiner ersten Stellenanzeige loslegen.
Ich hoffe, dass Dir diese Anleitung bei der Ersteinrichtung Deines Heyrecruit-Accounts weitergeholfen hat.