Inhalt
In diesem Artikel erfährst du, wie du verschiedene Vorlagen in Heyrecruit erstellen und bearbeiten kannst. Heyrecruit bietet dir verschiedene Vorlagenarten, die du nach deinen Bedürfnissen anpassen kannst. Dies erleichtert dir die Verwaltung und Standardisierung von E-Mails, Formularen und anderen wichtigen Prozessen.
Mehrwert und Grundlagen
Vorlagen sparen dir und deinem Team im Recruiting-Alltag wertvolle Zeit, da sie wiederkehrende Prozesse und Kommunikationsschritte standardisieren. Statt E-Mails oder Formulare jedes Mal neu zu verfassen, greifst du auf zentral angelegte Muster zurück. So stellst du eine einheitliche Ansprache sicher und erhöhst die Effizienz im gesamten Bewerbungsprozess.
Navigationspfad
- Hauptmenü: Vorlagen -> [Vorlagenart auswählen]
Voraussetzungen
Benötigte Rolle/Rechte: Administrator.
💡 Hinweis: Die Verfügbarkeit einzelner Vorlagenarten (z. B. automatisierte Workflows) kann je nach gebuchtem Paket oder Lizenz variieren. Wende dich im Zweifel an den Support unter support@heyrecruit.de.
Vorlagenmanager
- Login: Logge dich Heyrecruit ein: https://app.heyrecruit.de/login.
- Navigation: Navigiere im Hauptmenü zu „Vorlagen“.
- Vorlagenart wählen: Klicke auf die gewünschte Vorlagenart, wie z. B. „E-Mails“, „Signaturen“, „Notizen“, „Formulare“, „Status“ oder „Workflows“
- Neue Vorlage erstellen: Klicke auf den Button „Vorlage erstellen“ (bzw. „Neue Vorlage hinzufügen“), um einen neuen Entwurf anzulegen.
- Bearbeitung: Möchtest du eine bestehende Vorlage anpassen, wähle in der Liste die entsprechende Vorlage aus und klicke auf den Vorlagentitel oder gehe über „Aktion“ -> „Bearbeiten“.
- Neuerstellung: Um eine neue Vorlage zu erstellen, klicke den Button “+ Neue Vorlage erstellen” und fülle die Formularfelder aus.
- Speichern: Mit einem Klick auf „Speichern“ sicherst du deine Änderungen.
Welche Vorlagenarten gibt es in Heyrecruit?
In Heyrecruit stehen dir verschiedene Vorlagenarten zur Verfügung, mit denen du deine Recruiting-Prozesse standardisieren und beschleunigen kannst. Ob vorgefertigte E-Mails, wiederkehrende Formularfelder oder automatisierte Abläufe – erstelle deine Inhalte einmalig zentral und greife jederzeit universell darauf zurück.
- E-Mailvorlagen:
Bearbeite deine Standard-E-Mails, die an Bewerber oder Teammitglieder gesendet werden. Mehr Informationen zum Thema E-Mailvorlagen und den Einsatz von Platzhaltern findest du hier: Eigene E-Mailvorlagen. - Notizen:
Ändere Notizvorlagen, um wichtige Informationen strukturiert und standardisiert anzulegen. - Globale Felder:
Mit den Globalen Formularfeldern erstellst und verwaltest du Fragen oder Datenabfragen zentral an einem Ort. Statt dieselbe Abfrage (wie z. B. „Gehaltsvorstellung“, „Kündigungsfrist“ oder „Führerschein“) in jedem Bewerberformular einzeln anzulegen, erstellst du sie einmalig als globale Vorlage in einer Datenbank. - Signaturen:
Passe deine E-Mail-Signaturen an, um eine einheitliche Kommunikation sicherzustellen. Mehr Informationen zum Thema Signaturen findest du hier: Erstellen einer Signatur. - Formulare:
Bearbeite Bewerbungsformulare oder andere relevante Formulare, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Informationen abgefragt werden. Mehr Informationen zum Thema Bewerberformular findest du hier: Das Bewerberformular. - Status:
Verwalte und bearbeite Status-Vorlagen, um Bewerbungen in verschiedene Phasen einzuordnen. Nutze gern diese Informationen als Grundlage: Status und Prozesse in Heyrecruit. - Prozesse:
Passe deine Bewerbungsprozesse an, um den Ablauf für jede Stellenanzeige zu optimieren. - Workflows:
Automatisiere deine wiederkehrenden Recruiting-Prozesse und spare wertvolle Zeit bei der Bewerberbetreuung. Mehr Informationen zum Thema Workflows findest du hier: Workflows in Heyrecruit. - Stellenanzeigen:
Erstelle Stellenanzeigen-Vorlagen, um wiederkehrende Ausschreibungen mit wenigen Klicks anzulegen. - Bewertungsbögen:
Passe Bewertungsbögen an, um standardisierte Bewertungen für Bewerber zu gewährleisten.
Mehr Informationen zum Thema Bewertungsbögen findest du hier: Bewertungsbögen.
Best Practices & Fazit
- Einheitlichkeit sichern: Nutze standardisierte E-Mail- und Formularvorlagen, um allen Bewerbern eine durchgängige Candidate Experience zu bieten.
- Dynamische Platzhalter einbinden: Verwende Variablen in E-Mailvorlagen, um Aufwand zu reduzieren und dennoch eine persönliche Ansprache zu gewährleisten.
- Regelmäßige Pflege: Überprüfe bestehende Vorlagen in regelmäßigen Abständen auf Aktualität (z. B. Ansprechpartner, Links oder geänderte Prozessschritte).
FAQ zum Thema Vorlagen erstellen und bearbeiten
Kann ich gelöschte Vorlagen wiederherstellen?
Nein, einmal gelöschte Vorlagen können nicht wiederhergestellt werden. Wir empfehlen dir, Vorlageninhalte bei Nichtgebrauch vor dem Löschen extern zu sichern.
Kann ich Vorlagen auch nur für bestimmte Teammitglieder freigeben?
Ja, du kannst bei den Vorlagen individuell die Zugriffe steuern. Beachte jedoch, dass die Berechtigung über das Benutzerprofil den Zugriff auf alle Vorlagen ermöglichen kann (bei Einstellungen -> Mein Unternehmen -> Benutzer und Teams -> Benutzerprofil). Prüfe daher unbedingt auch die Berechtigungen in der Nutzerrolle, wenn es dir wichtig ist, dass eine Vorlage nur für bestimmte Teammitglieder freigegeben ist.
Warum sehe ich den Bereich Workflows nicht in meinen Vorlagen?
Falls der Bereich Workflows noch nicht in deinem Heyrecruit-Account sichtbar ist, hängt dies meist mit deiner Paketlizenz zusammen. Bitte wende dich an support@heyrecruit.de, um die Funktion freischalten zu lassen.
