Ludwig Meyer Erfolgsgeschichte

Wie Ludwig Meyer rund 700 Fahrerstellen an bis zu 100 Standorten im Jahr besetzt – gesteuert aus einer Hand.

Über Ludwig Meyer

Die Ludwig Meyer GmbH & Co. KG wurde 1949 gegründet und startete mit einem einzigen LKW. Heute ist sie ein bundesweit tätiger Logistikdienstleister mit Schwerpunkt Lebensmittel- und Kühlkettenlogistik. Von der Zentrale in Friedrichsdorf aus beliefert das Unternehmen den Lebensmitteleinzelhandel. Zu den Auftraggebern zählen Aldi, Lidl, Penny, Rewe, Norma und Netto. Rund 1.200 Mitarbeitende arbeiten für die Ludwig Meyer GmbH & Co. KG, der weit überwiegende Teil davon als Berufskraftfahrerinnen und -fahrer.

Organisiert ist das Geschäft in sieben Regionen mit rund 90 aktiven Kostenstellen, die laufend dazukommen und wegfallen, je nachdem, welche Handelskunden neu aufgeschaltet werden. Die Standorte disponieren eigenständig, die Zentrale betreut sie fachlich mit, auch im Recruiting. Führen kann die Gespräche mit Kandidaten nur, wer vor Ort ist. Genau daraus entsteht die Anforderung an das System: Es muss an jedem Standort bedienbar sein und in der Zentrale trotzdem auswertbar bleiben.

Metadaten

Lebensmittellogistik

Branche

1949

Gründung

95-100

Standort

ca. 1.200

Mitarbeitende

B2B

Business-Modell

Einstellungen pro Monat im Dauerbetrieb, zu 98 % Berufskraftfahrer

Bewerbungen pro Monat, die im System zusammenlaufen und bearbeitbar bleiben

0 %

Nutzer an bis zu 100 Standorten, administriert von einer Person in Teilzeit

0 +

Über Ludwig Meyer

B2B Berufskraftfahrer Fluktuation Kühlkette Logistik Multi-Standort

Lebensmittellogistik

Branche

1949

Gründung

95-100

Standort

ca. 1.200

Mitarbeitende

B2B

Business-Modell

Herausforderung

Ludwig Meyer stellt Monat für Monat zwischen 50 und 70 Personen neu ein, rund 98 % davon Berufskraftfahrerinnen und -fahrer. Auf das Jahr gerechnet sind das 700 bis 800 Neubesetzungen bei etwa 1.200 Mitarbeitenden. Dahinter steht die Fluktuation im Fahrerberuf, die jeder große Logistiker kennt: Eintritt und Austritt liegen im Jahresverlauf nahezu gleichauf.

Die Gründe liegen im Markt, nicht im Unternehmen. Der Führerschein ist überall derselbe, das Firmenemblem an der Tür spielt für die Entscheidung kaum eine Rolle, und schon 50 Euro mehr im Monat beim Wettbewerb genügen für den Wechsel. Dazu kommt eine ausgeprägte Saisonalität: Fahrer aus Osteuropa arbeiten in Blöcken und fahren zwischendurch für Wochen nach Hause. Manche kommen wieder, manche nicht. Und weil sich die Kaufkraftunterschiede zu Ländern wie Polen angleichen, wird der lokale Markt gleichzeitig wichtiger und enger.

Recruiting ist unter diesen Bedingungen kein Projekt, das mal anläuft und dann ruht. Es läuft jeden Tag, an jedem Standort. Und es entscheidet sich über Geschwindigkeit: Wer zuerst zurückruft, macht in der Regel das Rennen, denn dieselben Fahrer bewerben sich bei mehreren Unternehmen gleichzeitig.

Erschwerend kommt die dezentrale Struktur hinzu. Die Bewerberbetreuung liegt bei den Disponentinnen und Disponenten an den Standorten in sieben Regionen, und die Zentrale kann diese Gespräche nicht führen. Ein Recruiting-System muss deshalb von über 75 Personen mit sehr unterschiedlicher IT-Affinität bedienbar sein und darf trotzdem keine Datenlücken produzieren.

Vor Heyrecruit arbeitete das Unternehmen mit einem anderen Bewerbermanagementsystem. Das größte Problem daran war nicht die Software, sondern was passierte, wenn etwas klemmte: Es gab niemanden, den man erreichen konnte. Bei Problemen war das Team auf sich gestellt. Und die Umstellung selbst barg ein eigenes Risiko: Die laufenden Bewerbungsprozesse durften dabei nicht verloren gehen.

Lösung

2019 stellte Ludwig Meyer auf Heyrecruit um. Alle Kandidatinnen und Kandidaten, die zu diesem Zeitpunkt im Prozess waren, wurden in Heyrecruit migriert, niemand ging verloren. Aus dem Wechsel wurde eine Partnerschaft, die inzwischen sieben Jahre trägt: Ludwig Meyer gehörte zu den frühen Anwendern, und ein Teil der heutigen Funktionen ist aus diesem Austausch entstanden.

Abgebildet ist die Organisation im System eins zu eins: sieben Regionen, 95 bis 100 Standorte, über 75 aktive Nutzer mit abgestuften Rechten. Jeder Standort betreut seine eigenen Bewerber vor Ort, die Zentrale behält Struktur und Auswertung in der Hand. Administriert wird das Ganze von einer einzigen Person in Teilzeit. Im Normalbetrieb reicht dafür etwa eine halbe Stunde am Tag.

Bei rund 800 eingehenden Bewerbungen im Monat entscheidet sich alles daran, ob dieses Volumen bearbeitbar bleibt. Alle Bewerbungen laufen in einer gemeinsamen Datenbasis zusammen, unabhängig davon, über welchen Weg sie hereinkommen. Statusführung, Wiedervorlagen und automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass niemand liegen bleibt, und die Auswertungen im System zeigen, wie lange Bewerber in den einzelnen Phasen des Einstellungsprozesses stehen. Das ist die Grundlage dafür, langsame Stellen im Prozess überhaupt zu erkennen.

Was den Unterschied zum Vorgängersystem im Alltag ausmacht, ist die Erreichbarkeit. Statt eines anonymen Ticketkanals gibt es eine feste Ansprechpartnerin, die sich innerhalb von Minuten bis Stunden zurückmeldet. Dazu kommt, dass das System nicht stehen bleibt: Workflows, Chat-Kommunikation direkt aus dem Bewerberprofil samt Benachrichtigung bei Antwort und neue Auswertungen im Dashboard sind über die Jahre dazugekommen, vieles davon aus dem direkten Austausch mit Kunden wie Ludwig Meyer.

So hart es auch klingen mag: Es ist oftmals Eintritt und Austritt eins zu eins in der Anzahl. Und deswegen werden wir auch immer euer System brauchen und immer wieder Bewerber generieren müssen.

– Cornelia Bopp | Personalreferentin Recruiting, Ludwig Meyer GmbH & Co. KG

Der Erfolg

Die Ludwig Meyer wickelt ihr Recruiting bundesweit über Heyrecruit ab:

50 bis 70 Einstellungen pro Monat laufen über das System, rund 700 bis 800 im Jahr bei etwa 1.200 Mitarbeitenden
Rund 800 Bewerbungen pro Monat laufen zentral zusammen und bleiben trotz des Volumens bearbeitbar
Über 75 Nutzer an 95 bis 100 Standorten in sieben Regionen arbeiten im selben System
Rund 30 Minuten pro Tag genügen der zentralen Administratorin im Normalbetrieb, um den Betrieb für alle Standorte am Laufen zu halten
Sieben Jahre Partnerschaft seit 2019, die Umstellung erfolgte ohne Verlust laufender Bewerbungsprozesse
Rückmeldung vom Support innerhalb von Minuten bis Stunden statt einer Ticket-Blackbox ohne Ansprechpartner
Auswertbare Prozessdaten je Standort: Quellen, Status und Verweildauer im Einstellungsprozess auf Knopfdruck